外貿客户接待流程是怎樣的

外貿客户前來，接待工作人員一定要懷着極大的耐心，那麼怎麼接待他們呢？下面是小編為你整理的外貿客户接待流程，希望對你有幫助。

客人既然願意來我們公司參觀，一定是懷着極大的誠心，但從過去幾年的案例來看，大部分來訪客人，都似乎只是過客，來了，但是什麼都沒留下。歸根結底，就是公司在接待來訪客人方面存在很大的問題，接待不夠用心和誠心，細節做的不到位，沒有給客人下單的理由和環境，所以經過我們充分的討論制定出一套客户流程，並嚴格執行，最終達到讓客户來到公司，感覺舒適，印象深刻，現場下單。

一、方向

公司接待客人的宗旨，原則和目的

宗旨：讓客人有賓至如歸，親切，舒服的感覺

原則：細節，尊重和發展

目的：提高公司來訪客户下單(當場下單以及訪後下單)率，發展來訪客户為公司忠誠客户

二、客户來訪前各部門準備工作：

1.行政部：(業務員提前3-5天告知行政部，做好來訪準備。)

1)一套像樣的茶具或者咖啡杯，提升公司檔次和品位，咖啡杯最好是純白的瓷杯，茶杯可以用玻璃杯，要求行政部7月15號前把茶具或者杯子買回來。

2)飲品：客人到來一個小時前要告知前台李培月，給客人準備什麼樣的飲品：茶，咖啡，還是飲料。

3)紀念品：除了公司常規的相框，業務員提前3天告知行政是否需要準備額外的紀念品，然後行政提前一天交給業務，如果是相框，最好客人來的時候先照相，留給企劃部足夠時間設計相框。

4)工具箱：包括電池，剪刀，螺絲刀，訂書機等，工具箱放在行政部，專門用來接待客人用

5)環境佈置：客人到來半小時之前先打開展廳的空調，由業務員通知時間。並在展廳循環播放客户國家的國歌。

6)歡迎牌：寫上客户的國家、公司名、客户姓名。歡迎牌前要擺一盆花

2.倉庫：業務員需提前一天告知倉庫客人來訪，感興趣產品。倉庫要準備和測試樣品，充電。客人到來時，如果業務員有要求，倉庫人員需陪同測試產品

3.展廳管理：業務員需提前一天通知展廳管理員，明天來訪之前要整理一下展廳，查漏補缺，所有產品充電。

4.業務員或者跟單：

1)負責跟各個部門溝通，傳達信息。

2)業務或者跟單要提前一天準備報價單和目錄，業務員對產品價格熟悉程度。

3)在客人到來之前打電話跟進，主動詢問客人到了哪裏，主動和司機溝通。

二.細節(按時間段)

1. 電梯接待：業務員需要在上樓過程中可以告知公司會有簡短的歡迎儀式，業務員要跟客人聊天，業務員需面帶微笑，輕鬆自在地跟客户問候。

2.歡迎儀式：公司所有同事站在公司門口，列隊歡迎客户並熱烈鼓掌。

3.客人進入公司之後，由業務員負責介紹公司各個部門代表，各個代表要跟客人問好，握手 ，要熱情。如果是大客户需要有總經理出來迎接。

4. 進入展廳：建議業務員不僅僅談工作，可以詢問客人行程，對中國印象等等話題，拉近與客人之間的關係，緩和氣氛，如果客人時間充足，可以帶客人在公司逛一下，介紹公司企業文化(包括公司的機構，部門，願望牆，照片牆，可告知客户我們公司口號和司歌等)。大客户可以邀請一起吃飯，或者詢問客人有沒有需要買的，需要可以陪同逛街。注：在業務員陪同客人逛公司的時候，其他同事看到客人要SAY HELLO，微笑

5.送客人出門：1)先問客人自己打的還是要求我們叫車來，由行政來出租車到樓下，不要讓客人自己到處大打到車。2)紀念品送給客人，送客人到樓下，擁抱互相道別。

6.後續跟進：留客人電話，一個小時之後問客人，有沒有到酒店，當天晚上要發郵件給客人，發報價單，過幾天問客人有沒有回去，行程是否愉快。關於訂單的情況業務員要及時跟進。

一、如何在機場接人

很多人以為這是一個容易的事情，但是你要想到飛機可能會晚點，你的客户可能中國的手機號碼還沒有開通，根本沒有辦法聯繫等等的問題。

首先，如果你是新人，那麼一定要親自去機場接人，絕對不能只是叫個司機過去就行了，這個時候一定要顯示你的重視，而且作為新人，一般你手上都沒有什麼單要去跟，所以客户才是你最重要的，在網上發幾十份的郵件也比不上你親自去與客户面對面的談。

其次，如果你是第一次見這個客户，那麼你一定要準備接人闆闆上面一定要寫明公司的名字，然後是客户的名稱，在乘客出口處，一定要大大方方的舉起來，有些人會覺得不好意思，其實沒有什麼必要的，對於一個跑來外地談生意的人，沒有什麼比他一下飛機就有人立刻把他接走來的更加的開心。因為如果他下了飛機，還要找來找去都找不到你，這個時候他一定會很擔心，特別是那些第一次來中國，而且英文水平也不是很高的那些客户，這一點更加重要。

第三，接到客户，簡單的認識之後，要搞清楚下面幾個問題：

1. 諮詢一下客户是否要辦中國的手機卡。

2. 客户是否要簡單的吃點東西(飛機上雖然有餐飲供應，但是有些客户是不喜歡那些食物的)

3. 客户是要直接回工廠還是先去酒店(這個很重要，因為你第一時間要搞清楚客户是個怎樣的人，是工作狂，還是普通的商人，還是比較喜歡異域風情的人士，這個對於你接下來的談話非常有效)

二、如何在車上交談

一般來説，現在很多工廠跟機場的距離是比較遠的，就我而言，大概就是2個小時左右，在這2個小時裏，你也不可能什麼都不説，所以你也要注意以下幾點：

1. 做足一切準備

來接客户之前，你一定要準備好公司的簡介，一些的樣板之類的東西。客户未必要看，但是如果他真的要看的時候，你一定要拿的出來，特別是對於一些時間很緊迫或者是工作狂的，他們是不會放過任何的時間的。如果客户是跟老婆或者孩子一起來，那麼別忘了在車上準備一點小零食/飲料之類的東西，孩子畢竟不是大人，他們的目的不是談生意，但是你也要照顧好。

2. 客户要休息

如果客户在車上要求休息，很多新人覺得這是個非常好的建議，因為根本不需要自己去準備任何的`話題，也不怕出錯，但是你一定要知道，如果客户這樣做的話，你就少了一個跟客户溝通的過程，當然如果你看到他真的也很累，他要休息也是很正常的。

3. 簡單的諮詢一下旅程

跟客户聊聊旅程，這些都是很客套的話題

---機票好訂嗎?

---飛機上舒服嗎?

---餐飲可以嗎?

---飛機票需要確定回程嗎?

對於一般的東南亞的客户來説，這個通常是不用的，因為飛機的航班比較多，而且比較密，而且去東南亞也非常方便，所以這個問題可以忽略，但是如果你遇到的是非洲或者中東的客户，這個問題非常重要，因為那邊的航線比較少，而且很爆，他們訂機票的時候，基本上是沒有確定回程日期的，所以你一定要第一時間幫他們去排期，特別像阿聯酋航空，卡塔爾航空這些，你要提前很長時間準備的，所以一定要聊這個話題。所有做外貿的新人，一定要把一些比較常見的航空公司的電話寫下來。國際航空一般要把上海的分公司，廣州的分公司和香港的分公司分別寫下來，有時候一個分公司解決不了，另外一個分公司可能可以幫你解決。所以機票的常識你一定要懂，否則如果到時候你們所有的問題都談好了，他的回程確定不了，你就更加不知道給如何打發客户，因為有時候還涉及如果酒店費用是你們提供，這個成本就變高了，所以一定要注意這個問題。在談這個機票問題的時候，一定要主要你的語氣，要讓客户知道你是為他着想而不是要儘快把它趕走，這個要很注意。

三、到了工廠如何交流

客户到了工廠之後，一般要先去會議室，或者接待室坐下來。如果你們的老闆要親自接見，或者你還有上司要直接跟他談，那麼你的責任基本上完成。但是如果你的老闆要你做翻譯，還有他要你全權負責，那麼接着就是你最重要的談生意的環節了。

1.如果可以的話，即使是由你全力負責，還是要把客户跟老闆簡單的介紹一下，握個手，打個招呼，這樣顯示你們的重視，對於你的工作還是很有利的。當然在跟你老闆見面之前，你要搞清楚情況，像一些中東人，他們要做面頰之禮，你一定要提前跟老闆説，不然會嚇壞他。而且如果中東人帶了女的過來，你老闆跟她點個頭就可以了，如果人家不主動握手，千萬不要主動握手。

2.介紹工廠，看樣品。這些就是你們公司自己的東西，外人就很難教你了。

四、吃飯的時候談什麼

對於第一次來中國的人士，你就不要準備那些稀奇古怪的中國菜了。找一些普通點的，然後點一兩個特別點的作為介紹就可以了。但是你一定要點一兩個比較地道的中國菜，否則你一會兒沒有話題談。當然如果客户堅持要吃他們本地的菜，那麼你就儘量找些符合他口味的餐廳了。

1. 吃飯的時候談菜式，簡單一點，輕鬆一點。

2. 不要談政治，這個不是我們範圍之內的事情，如果客户要求談，或者電視上正在播報這些新聞，能避免就儘量避免不要談，真地避免不了的時候就順着客户的思路去，不要起衝突，如果真的沒有辦法回答客户的問題，那麼就説：我是中國人，我信佛教的，我回家之後幫你問問佛祖，明天答覆你。把問題帶過，不要在那裏糾纏。

3. 不要談價格，這個很敏感，吃飯的時候不要談價格，如果客户真的要談起來的話，你也要帶過。

4. 談一些其他客户的事情，這個你可以有誇張的成分。你告訴他，上個月你做了一個什麼客户，買了多少東西，貨到了客户那裏之後，很快就賣完了，現在又要下單了，型號跟你的那個一樣之類的，你要説的很真實，讓人家不知道你在説謊;或者説哪個客户買了個什麼型號(這個型號是你們公司的主打，但是客户這次沒有問這個型號的資料)，讓他知道這個型號很好賣，讓他心裏有個數;還有如果客户這次問的型號你們不是那麼喜歡生產的型號，就是説這個型號即使客户下單，你們也不想做的，那麼你就要在這個時候，暗示一下這個型號的銷量不是很好啊之類的東西-(不過所有你説的事情，一定是之前有客户合作過，成功地或者不成功的案例，一定要説的很真實，這個你就要自己慢慢想了，千萬不能空口説白話)

五、送客人回酒店

當天的任務你就基本上完成了，把客户送酒店之後，要確定第二天要什麼時候來接，或者客户有什麼特別的要求。如果客户要求你陪他晚上出去，對於第一次的客户，我建議不要出去，夜生活還是會有很多不安全的因素，出了問題，你承擔不了任何的責任，公司對你的印象會很差的。

保持一顆愉快的心情，積極主動的迎接客户的到來。要提前給公司報備，合理安排時間，避免時間衝突，進而合理安排車輛，接送人員。可以在公司的LED燈上打一個歡迎詞，歡迎客户的到來。事前最好準備一些關於公司的英文介紹，整個生產流程的英文，省的到時候翻譯出現困難。另外，對於一些客人可能問到的問題要提前準備好。同客户確認好接機時間，地點，拜訪人數，然後在提前預定好酒店。

瞭解客户，包括客户的詳細聯繫資料，公司背景，公司實力，經營狀況，經營範圍等等，以此來對客户進行評估。根據客户的等級不同，相應的接待費用，時間也有所不同，要有區別的對待。詳細瞭解外商的談判代表的具體情況，包括年齡，學歷，愛好，身體健康狀況，他在外商公司中的位置，他在經商履歷中的業績，他對投資項目的興奮點。 瞭解客人的宗教問題，以方便接待。多瞭解客人國家習俗，習慣和喜好，注意細節，對自己所在城市文化以及景點也儘可能多瞭解，對本國文化當然應該多瞭解，客人問及時至少也應知道一點。

最好能親自去機場或者車站接待客户，拿接待牌或者客户照片迎接客户。車上和客户所聊話題可以是輕鬆愉快的，比如訊問客户旅途狀況，進一步瞭解客户的喜好，禁忌，宗教文化，加深的客户的瞭解。.把客户送到預訂好的酒店，登記入住，交代早餐的時間以及地方，注意一些注意事項。並且確認好第二天接客户的時間。

第二天準時至酒店接客户(不同國家的客户對時間的觀念會有不同， 我方一般提早10分鐘在酒店大堂等候。 接到工廠或者辦公室之後，根據行程表進行參觀訪問和會談， 安排專人記錄會議內容，如果第一次接觸， 應安排多媒體會議室， 雙方可以用投影幻燈對各自的企業進行介紹。帶客户參觀公司，最好是有領導陪同，這樣顯示對客户的尊重。參觀途中，要儘量專業的介紹公司產品，務必給客人留下專業的好印象，切忌不能一問三不知。同時要記得和客户留影、拍照。一定要隨身帶着筆記本隨時記錄客户的要求，詢問的款式，以便在郵件回訪時有針對性。讓所有客人瞭解自己公司的操作方式，能使客人更傾向於合作，對於敏感問題保持沉默，矜持的習慣應該避免。更不要對客人撒謊，自己是工廠，自己製造產品。客人的一些評估方式關鍵是在於如何和你合作，你如何和他互動操作等，你的產品質量競爭優勢和你交貨期穩定性等。

餐廳的選擇：不一定豪華，但是一定要看起來乾淨。因為外出工作，身體非常重要。要是因為拉肚子幹不了活，他們的中國之行就虧大了。菜式的選擇：之前一定要問：Do you have anything that you don't eat?(有沒有什麼你是不吃的?)這個問題其實是很關鍵的。老外的體質跟中國人有很大的不同。他們對很多東西都會過敏。同時由於宗教信仰等各個方面的影響，有些食物是客户的禁忌，一定要注意。儘量營造出輕鬆的用餐環境。可以帶客户逛一下街，感受一下當地的文化。也可以也酒吧，KTV等地方放鬆一下，看客户的喜好。

客户臨走之前可以送一點帶有中國特色的小禮物，價格不一定過高，但是一定要有紀念意義。外商走後，還要寫一封感謝函感謝他們的到訪，同時還要寫上之前有所紕漏的事項。客户回去之後的一個星期內要勤發郵件，打電話，這是客户返單的最佳時期。當然如果能在客户拜訪過程中確定訂單更好不過了。