大型會議接待流程是怎樣的

公司準備舉辦大型會議，而作為會議接待工作人員的你是否對開會議的流程接待清楚呢?下面是小編為你整理的大型會議接待流程，希望對你有幫助。

一、 會議報道之前的工作

1、與會議主辦單位確認會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標、到會的大致人數、使用會議室的日期和會議室擺設方式、會務組老師(或工作人員)到達日期(確認航班或車次)、會務組的會議要求(會議主辦單位內容， 到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時間、有關會議安排的細節問題、會後考察的具體行程安排);同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價格在符合會議要求的範圍內。

2、在上述情況落實後儘快將所選酒店訂妥(房間、餐標、會議室價格按天計算、酒店位置)，落實在會議報到日期接站所用車輛和聯繫方式(需根據報到人數安排相應接站用車);落實會後考察行程的用車、導遊、火車票、飛機票、地接社(只是提前進行大致預訂)。

▲會議場地要求：9個多媒體教室;容納2-300人左右

3、在酒店預訂完畢後，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發送至主辦方，尤其是將酒店的具體準確的所在地理位置和從機場或火車站出發到達酒店的乘車(公交車)方式告知會議主辦方;同時可再次與對方確認會議報到人數和日程安排有無變化或是更改。

4、第三項(3、)工作完畢後可向行程用車單位或個人、導遊、機車票、地接社作出相對準確的答覆，以便對方作出相應的安排和接會準備。

5、準備會議所用相關用具(會議在酒店或團隊車輛使用的各類標識、簽到登記的表格、文具用品、學習資料袋包括：筆記本、筆、文件袋】、預訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應的返程交通價格表、會後考察的紀念品【禮品】、座籤牌)同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對於提前到達的學員如何安排住宿。

6、通知酒店，會務工作人員需要提前一天也可根據到會人員的情況而定進駐酒店並準備會務組用房;同時通知接站的用車和確認司機的聯繫電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務組房間號;同時與會議主辦方聯繫告知會務工作人員已經入住酒店。在入住酒店後須將會議的名稱和報到地點、乘車方式、酒店聯繫電話、會務組所在房間通知辦公室職守人員

二、 會議報到前準備工作

1、入住酒店的工作人員須將會務組房間佈置好以便會議報到時使用;同時與酒店各個相關部門協調好會議細節問題(如：會議用布標、水牌、會議室、餐廳的情況);將會務組標識張貼好在容易看到的地方。

2、詳細瞭解本會議所用場所的位置。如: 餐廳、會議室、會務組老師和講課老師所用的房間。

3、相關會議使用設備的準備情況。如：會場佈置情況、多媒體投影儀。

三、 會議期間的工作

1、會議在報到期間最重要的是收費。在收費過程中必須細緻、準確、書面登記。

收費過程中必須嚴格按程序操作，及：

(1)確定學員情況

(2)根據情況計算應交費用

(3)填寫收費據不撕!

(4)收款

(5)將收據撕下交於學員

(6)填寫報到表。

2、在出現收費後，收據已開出的情況下;學員行程出現變化必須在原收據的基礎上進行加註或更改，更改後的內容必須有客人簽字和日期。

四、會議期間需要注意注意問題

1、會務組必須始終保持整潔、乾淨和安靜的'環境。

2、會務組所用的書面文件需保存完好。

3、會務費的支出或相互來往必須以書面形式體現;及相互出據憑證。

4、各人會務款必須保管好，做到每天進行清點，保險安全的寄存。

一、會議預訂

1. 如果公司沒有單獨的大型會議室，我們就需要先從各酒店預訂會場，最好是離公司最近，也方便吃住的商圈開始尋找會場，並做好預訂。

2. 會議預訂確定內容事項

1)會議時間、會議地點、公司名稱、會務組聯繫人、會議人數、場地租金、免費項目、收費項目、結帳方式、其他要求。

2)會場佈置形式：課桌式、劇院式、U字形、T字形、回字形、雞尾酒字形、口字型等。

3)會議用品基礎配置：大便籤紙、鉛筆(刀筆)、話筒、移動白板套裝、投影儀、幕布、會議台，會場指示牌。(如無特殊説明，不得使用KTV系統)

4)會議收費項目：茶歇(紅茶、咖啡、綠茶、礦泉水)，橫幅製作。

3. 完成會議預定流程後，一般需要提前兩天下會議通知書給各參會人員，抄送給公司上級。

二、會場佈置

1. 會場佈置一般由承接會議的酒店負責安排按會議通知單要求佈置會場工作，會議籌備組協助酒店佈置。

2. 會議期間的茶水服務由酒店方負責，會務組可以根據需求選擇茶水的品種。

3. 會議擺放標準：會議桌椅橫豎一條線，便籤橫豎一條線，鉛筆統一斜45度朝左擺放在便籤紙中心並橫邊對齊。

4. 橫幅放置最好是會場最前方或者最後方的上邊緣，方便拍照時的整體效果提現。鮮花布置可以放在講台的最中央，最好是重要領導的前方。

三、會議開始前檢查

1. 會前檢查一般由承辦酒店帶領會務組組成檢查小組負責

2. 會前檢查要求：桌椅是否符合標準、紙筆水擺放是否符合標準、整體無垃圾、無污漬，枱面乾淨、整潔。

3. 會議設備檢查要求：提前半個小時確保會議區域照明全部正常使用;夏季空調保證在25度、冬季保證在28度;會議室音響、話筒、投影等設備確保運行正常。

4. 複審會議通知單上的內容，會務組及時與酒店方跟進。

四、會議清場

1. 會場清理一般由承辦酒店負責，但作為會務組要清點下自己帶的物品和工具，整理好，以免落下。

2. 使用後的多媒體設備內的U盤或資料儘量妥善保管好，如使用酒店電腦，切記不要把重要資料留在電腦裏，以免泄漏。

五、賬務結算

1、一般會務組都會有一個財務人員負責會議籌備組織的財務支出和收入。

2、結算時記得根據公司的要求開具發票(增值税普票和專票)。

3、賬務結清後回到公司要整理下這次會議成功召開的報告以備向上級彙報。

(一)儀容儀表儀態注意事項

1.儀表：工作時必須着工裝上班，配戴統一配置(絲巾、工牌)。

2.儀容：保持面部乾淨，化淡粧。工作中耳部和手部不可配戴飾品(手錶除外)。

3.儀態：微笑式服務，笑容自然親切。言談舉止得體大方。

(二)工作時間注意事項

1.在會議之前要保持辦公室門敞開，以示我們工作人員已經到崗。

2.不論有無會議，每天先備兩壺熱水，為臨時通知會議急用。無會議通知就在辦公室坐班。

3.從當天開展工作的第一刻起，對於每一件事都要做好工作筆記，以便查詢。

4.前一天在下班之後清潔領導辦公室衞生時，如有取回已批閲的文件，要在次日規定時間之前交於總經理辦公室主管文件的工作人員，並做好記錄，其中包括批閲文件的標題、哪位領導已批閲、文件字號等，以防文件丟失我們有據可查，便於查詢。

5.到收發室取回各領導當天的報紙，並按照《局領導當年報刊訂閲表》開始逐一分類和分配。儘量在上午規定時間送入各領導辦公室。

6.中午11：40到二層小餐廳接待領導用餐，必須提前做到五件事：1〉打開小餐廳門;2〉檢查小餐廳衞生;3〉核對消毒櫃領導用餐碗具姓名與編號相符;4〉熟知當天午餐飯菜花樣;5〉將飯菜花樣告知用餐領導，徵詢並按個人要求確保無誤送到。

7.下午上班，有會議接待會議，無會議就在辦公室等待處理總經辦或其他領導以及各部門(各公司)隨時交辦的其它工作任務。

8.及時瞭解哪位領導不在辦公室，可在下午規定時間之後有計劃安排清理各層領導辦公室衞生。

9.清潔完各領導辦公室衞生，在離開辦公室之前，記得查看當天的工作記錄，次日有無重要事情以及會議安排，力爭做到第二天的工作順利開展。

(三)領導辦公室衞生清潔

1.禮儀式敲門：握緊拳頭用中指輕輕敲動，每次連續三下(1、2、3)，連續三次，每次中間間隔兩秒，等無人應答時，再用鑰匙開門，開門後先稱要進入房間的稱謂，xx總：您好!如無反應，才方可進入。

2.1〉進入主要領導辦公室清潔工作流程依次是：茶杯--煙灰缸--垃圾筐--桌面、茶座、書架--窗台--花盆--洗手間(整體浴室、整體面池、馬桶、地面)。2〉進入其餘局領導及四公司領導辦公室工作流程依次是：茶杯--煙灰缸--垃圾筐--桌面、茶座、書架--窗台--花盆--洗臉盆。

3.檢查事項：1〉有無要帶回的批閲件;2〉抽紙是否還需配備;3〉瓶裝純淨水是否需要再備;4〉飲水機是否還要續水。註明：每次另需檢查主要領導洗手間配置生活用品(衞生紙、香皂、毛巾)等。

4.收拾完畢，出辦公室切記鎖好房門。

(四)接待會議

1.會前籌備：1〉確定會議地點;2〉確定會議名稱和參會人數;3〉清潔會議室衞生並將桌椅擺放整齊;4〉和總經辦做好溝通，確保會議要求和服務標準;5〉根據季節性掌握續水標準要求。6〉提前半小時將會議室門、燈打開，並備好茶葉、水和抽紙。

2.會中服務：〈1〉續水：1〉等會議開始，領導就坐，從本次參會的最高領導(或主賓)處依次加水;2〉夏季第一次續水10--15分鐘，依次是15--20分鐘，第三次以後每25--30分鐘續水。冬季第一次續水15--20分鐘，第二次續水20--25分鐘，第三次以後每25--30分鐘續水。〈2〉解決隨機問題：1〉指引不瞭解會場周圍環境的入會人員上洗手間;2〉傳遞文件〈3〉休會期間：大型會議在休會期間為領導更換茶杯。〈4〉接待會議途中，要確保業務聯繫暢通，在辦公室無人情況下，桌面必須有留言條，告知來人去向，並留下本人移動電話號碼。移動電話隨時隨地帶於身上，設置為振動模式，以便及時聯繫。

3.會後服務：〈1〉會議結束提醒參會人員帶好自己物品;〈2〉待人員走完，檢查有無遺忘物品;〈3〉清潔會場衞生。

(五)隨機性事務處理

1〉領悟清楚各位領導交辦事宜;2〉做好相關記錄;3〉以及時、高效、優質的服務方式處理並完成。