運用word修訂的方法介紹

在共享文檔提交審閲時，Word 能跟蹤每個用户所作的修訂，並在 每個用户都保存之後將所有的修訂記錄起來。如果不止一個人對文 檔中的同一個區域進行了操作，Word 會分辨有衝突的修訂，詢問用 户是否接受前面用户所作的修訂。

修訂標記能夠讓作者跟蹤多位審閲者對文檔所做的修改，這樣作 者可以一個接一個地複審這些修改並用約定的原則來接受或者拒絕 所做的修訂。

10.3.1 使用修訂標記

使用修訂標記，即是對文檔進行插入、刪除、替換以及移動等編 輯操作時，使用一種特殊的標記來記錄所做的修改，以便於其他用 户或者原作者知道文檔所做的`修改，這樣作者還可以根據實際情況 決定是否接受這些修訂。

使用修訂標記來記錄對文檔的修改，需要設置文檔使其進入修訂 狀態，可以按照如下方法進行：

（1）打開要做修訂的文檔。

（2）選擇【工具】菜單項中的【修訂】菜單項，再從級聯菜單 中選擇【突出顯示修訂】菜單項，打開如圖10-7 所示的【突出顯示 修訂】對話框。

（3）單擊選中【編輯時標記修訂】複選框。同時選中【在屏幕 上突出顯示修訂】複選框，可以在修改處顯示修訂標記。如果選中 了【在打印出的文檔中突出顯示修訂】複選框，可以在打印文檔的 同時打印文檔的修訂標記。

（4）單擊【確定】按鈕。

用户也可以在狀態欄中雙擊標記，使該標記激活為，此 時文檔也進入修訂狀態。進入修訂狀態的文檔，當對文檔進行編輯 操作時，會以修訂標記來顯示，如圖10-8 所示。

10.3.2 設置修訂標記選項

默認情況下，Word 用單下劃線編輯添加的部分，用刪除線標記刪除的部分。用户也可以根據需要來自定義修訂標記。如果是多位審 閲者在審閲一篇文檔，更需要使用不同的標記顏色以互相區分，所 以用户有時需要對修訂標記進行設置，設置修訂標記選項步驟 如下：

（1）單擊【突出顯示修訂】對話框的【選項】按鈕，或者單擊 【工具】菜單中的【選項】菜單項，在彈出的【選項】對話框中選 擇【修訂】選項卡，如圖10-9 所示。

（2）根據用户的需要，分別對【插入的文字】、【刪除的文字】、 【修改過的格式】和【修改過的行】選擇標記和顏色。

（3）單擊【確定】按鈕。

10.3.3 接受或者拒絕修訂

文檔進行了修訂後，可以決定是否接受這些修改，步驟如下：

（1）單擊【工具】菜單中的【修訂】菜單項，再從級聯菜單中 選擇【接受或拒絕修訂】菜單項，出現如圖10-10 所示的【接受或 拒絕修訂】對話框。

（2）如果接受當前的修訂，單擊【接受】按鈕。如果接受全部 的修訂，則單擊【全部接受】按鈕。

（3）如果不接受當前的修訂，單擊【拒絕】按鈕，如果不接受 全部的修訂，則單擊【全部拒絕】按鈕即可。

（4）要按順序把修訂的地方逐項審閲，單擊按鈕可以 向前查找前一處修訂，單擊按鈕可以向後查找下一處修 訂。

10.3.4 比較審閲後的文檔

如果審閲者直接修改了文檔，而沒有讓Word 加上修訂標記，此 時可以用原來的文檔對修改後的文檔進行比較，以查看哪些地方進 行了修改。步驟如下：

（1）選擇【工具】菜單中的【修訂】菜單項，然後從其級聯菜 單中選擇【比較文檔】。

（2）在彈出的【選擇與當前文檔比較的文件】對話框中選擇比 較的文件。

（3）如果Word 發現兩個文檔有差異，Word 會在原文檔中作出修 訂標記，用户可以根據需要接受或拒絕這些修改。