貨運代理訂艙操作流程

貨代主要是接受委託方的委託，就有關貨物運輸、轉運、倉儲、裝卸等事宜。一方面它與貨物託運人訂立運輸合同，同時他又與運輸部門簽訂合同，對貨物託運人來説，他又是貨物的承運人。那麼，下面是由小編為大家分享貨運代理訂艙操作流程，歡迎大家閲讀瀏覽。

　　一、配船指南

適用於所提供的各條航線服務以及拼箱服務。

　　二、訂艙對象及方式

以價格優先，航線好為宗旨，選擇有優勢的船東或貨代訂艙。

訂艙方式：以書面訂艙(填寫訂艙單)

1、訂艙代理指定的託運單格式

2、非指定的訂艙格式(中海託運單的格式)

　　三、審核託運單訂艙注意事項

在收到經運價中心審核過和訂艙單後，開始訂艙工作，注意審核訂艙單必須提供以下內容：

1.預配船期

2.箱型，箱量

3.貨名或貨類

4.重量，體積(拼箱必須提供的大約數)

5.起運港/卸貨港/目的港(必須清晰明確)

6.付費條款(需提供並列明是“FREIGHT PREPAID”或者“FREIGHT COLLECT”)

7.運輸條款以及特別注意事項的要求

經過運價中心審核運費無誤後，向船東或貨代訂艙。

　　四、取得訂艙確認應注意事項

通過不同的方式收到船東或貨代的訂艙確認單(SHIPPING ORDER)後，將S/O上相關船東或貨代的資料刪掉，在SO上註明客服/單證聯繫人員的電話，傳真以及EMAIL地址，再將SO傳真給予客户。若客户要委託拖車裝箱跟報關的，先於提前1-2天安排落實好拖車計劃與報關事項。

　　五、FMS系統錄入以及核查各項費用

錄入的依據是以BOOKIN GREPORTD 右上運價中心人員註明的工作號，輸入工作號調出該票將相對應的SO資料錄入。先核對客户名稱，在訂艙號處輸入SO號，船名航次，截關日，ETD船舶離港時間，裝港、卸港、目的港錄入代碼顯示完整的港口名稱，船公司，訂艙代理錄入公司代碼，按保存鍵即可。如有備註註明就在海運界面裏點擊訂艙欄裏的備註欄註明。點擊費用管理界面，與BOOKING REPORT上的費用相核對，做好相關記號，為後面的確認費用單做好前提工作。

　　六、跟蹤服務工作

1.客户憑SO到碼頭打單處換取設備交接單到具體堆場提空箱裝櫃，如客户反饋打單處不予打單，則由客服向訂艙代理查明原因，通知客户重新打單並向客户解釋清楚。

2.客户在碼頭提空櫃或還重櫃遇到問題的，向訂艙單位確認後，及時通知客户。

3.提櫃後，由於貨物無法備齊，貨主要求推遲一個航次。已經提櫃後而推遲出口時間，應根據船公司的船期用箱時間表，合理安排用箱時間若超過船公司提供的免費用箱期限，將依照有關規定徵收集裝箱超期使用費。

4.因貨主原因來不及按時進場，申請延遲進場。客户需要向我司提出書面申請LATECOME。在收到客户申請後向訂艙代理申請LATECOME，待訂艙代理確認後方可通知客户是否接受申請，如不予接受則向客户説明理由。

5.在旺季期間，每週的航線都必定爆艙，客服必須與船東或貨代代理緊密溝通，瞭解船期的'變化，艙位的最新分配情況，及時向業務員提供最新消息，且向船東或貨代代理申請配船艙位，確保我司訂艙配船艙位。

　　七、安排付款以及領取正本提單和電放放貨

客服在船舶截關的前1天將訂艙資料交予單證。在單證補料給訂艙代理的同時向她催要DEBITNOTE，把對單時間與付款時間相互協調完成。收到訂艙代理的DEBITNOTE 與 FMS 系統上的費用管理界面核對，把應付訂艙代理的部分款項核對準確無誤，蓋上顯示我們公司的發票抬頭和地址的章確認給訂艙代理。如訂艙代理的 DEBITNOTE 上的費用與FMS系統上的費用不符或者遺漏，要及時跟運價中心人員溝通，找出原因再確認。收到訂艙代理的發票，填寫付款申請，轉交商務中心去安排付款事宜。因客户一核對完提單內容，就馬上催要正本提單，所以客服要緊密跟蹤付款的事情。按公司規定，當天上午到的發票下午就可以安排付出去，下午到的發票第二天就可以付款。如當天下午沒銀行回單的，又是客户着急要單的，找商務中心瞭解清楚，反饋給業務員。

每個訂艙代理對領取提單的方式不同，按照訂艙代理的格式要求，填寫相關的寄單委託書，把上面的內容列清楚。拿到正本提單，COPY留底並交給商務中心人員簽收。做電放放貨的，必須經商務中心人員確認後方可做電放申請給訂艙代理。每個訂艙代理的電放格式單要求有所不同，因此按各家訂艙代理要求嚴格執行。