祕書禮儀的功能和作用

隨着我國市場經濟的迅速發展，商務祕書人員以驚人的速度增長。那麼祕書禮儀的功能和作用有哪些呢？一起和小編來了解一下！

現代祕書工作，是一種以領導工作為主要服務對象，以發揮參謀、助手作用為主要服務形式，以處理信息為主要服務或工作內容的服務性職業。因此祕書人員作為領導的輔助者，必須完成這種有助於領導管理、決策的工作與事務。

1. 塑造形象功能

祕書禮儀的基本目的就是樹立和塑造良好的個人和組織形象。所謂形象就是個人或組織在公眾觀念中的反映和評價。作為祕書人員，應該從我做起，從每一件小事上注重禮儀修養，做到“內慧外秀”。這樣才能樹立良好的個人形象。同時，從事商務活動的人員，必須文明經商，樹立良好的企業形象，廣泛贏得客户的信任，促進信用的提高。

2. 信息溝通的功能

信息溝通要求祕書人員做好綜合信息的工作,有能力把握單個信息在整體信息中的地位和作用,當更多的信息通過各個系統,被逐漸彙集之後,要能從這些大量的信息中準確判斷哪些是重要的;哪些是緊急的;哪些雖然是緊急的但並不是重要的等等,以決定選擇與其相適應的向領導傳遞的方式。其次,祕書人員應充當各信息系統之間的樞紐,並有效地加強各個系統之間的聯繫,發揮網絡效應。會協調各系統的工作,這是現代祕書信息服務中一項重要的工作內容。祕書必須對本單位以及社會各信息系統有一個整體上的把握。一旦明確了領導決策所需要的信息,就能敏鋭地反映出：該信息應由哪個系統運作更快捷;各個系統可以從哪些不同的角度快速索取信息;它們各自能承擔的任務是什麼等。這時,祕書既可以建議領導統一安排,又可以經授權由祕書部門或祕書本人來承擔信息管理的.統籌工作。這種有效地運用組織、利用祕書職位的特點,做好信息協調的工作方式,避免了領導急於“需要的信息上不來”,而各信息系統又抱怨“領導需要什麼信息搞不清”相互脱節的現象,使每次對領導決策的信息服務,進入一個良性循環。

在信息化日益發展的今天，信息社會為現代祕書提供了一個新的資源：網絡資源。網絡資源是隨着辦公環境的網絡化而產生的，網絡將一個單位內部的所有辦公室連接起來，然後連接一個城市的眾多的辦公室。祕書工作崗位就像一個樞紐，信息的上傳下達通過祕書來實施。

總之，信息溝通是祕書人員必備的基本能力，無論是日常信息溝通能力還是網絡的信息溝通能力，都是祕書人員做好祕書工作的必要條件，更是祕書禮儀在祕書工作中具體而生動的表現。

3. 人際協調的功能

首先，祕書作為主管領導與一般職工之間的中介和橋樑，應努力維護上下之間與同事之間的團結。祕書在傳達領導不太利於職工的指令時，應注意維護領導的威信與形象;同樣，在向上反映不太有利於職工的情況時，既不能隱瞞、掩飾，又要盡力保護職工的利益。儘量採取對事不對人的態度，使職工的缺點錯誤既得以糾正，使之獲得必要教訓.又不至於受到傷害。對於同事、職工間的矛盾，也應盡己所能加以協調、緩和。

其次，在祕書活動和工作中，難免要碰到溝通不暢的事情，有時客户還可能因此而不高興。如果處理不當，不僅客户對祕書從業人員的印象不佳，而且還會影響企業的形象。祕書禮儀，能化解矛盾，消除分歧，相互理解，達成諒解，調適人際關係，使之趨於和諧，從而妥善地解決商務糾紛。

孔子説：“不學禮，無以立。” “博學於文，約之於禮。”禮儀對人有較強的約束力。祕書禮儀不僅是祕書工作取得成功的重要手段，而且已逐漸滲透到社會經濟生活中的各個方面，為構建和諧文明社會起着重大的作用。

1.提高個人職業素養

禮儀是成功者的潛在資本。市場競爭最終是人員素質的競爭，對祕書人員來説，祕書人員的素質就是祕書人員個人的修養和個人的表現。教養體現於細節，細節展示素質。通過學禮儀、講禮儀，會使人樹立起正確的價值觀，自覺調整站位，跳出自我的小圈子;以他人為先，以社會為上，從國家和社會的大局考慮問題;以“先天下之憂而憂、後天下之樂而樂”的高尚情懷淨化靈魂;以“己所不欲、勿施於人”的恭敬謙讓精神規範自己的言行舉止，從而使自己的思想素質提升到一個新的層次。

2.有助於塑造良好的公眾形象

公眾形象是十分重要的，它的形成大多數是通過禮儀來傳遞的，並且直接影響着交往雙方能否融洽相處以及交際的成敗。不僅如此，一個個體或一個單位，想要擴大知名度、提升美譽度就要在社會公眾面前樹立最佳形象，而與社會公眾交往的祕書禮儀形象是獲得成功的有效途徑。現代市場競爭除了產品競爭外，更體現在形象競爭。一個具有良好信譽和形象的公司或企業，就容易獲得社會各方的信任和支持，就可在激烈的競爭中處於不敗之地。所以，祕書人員時刻注重禮儀，既是個人和組織良好素質的體現，也是樹立和鞏固良好形象的需要。

3.有利於傳遞信息，展示價值

良好的禮儀可以更好地向對方展示自己的長處和優勢，它往往決定了機會是否降臨。比如，在公司，你的服飾適當與否可能就會影響到你的晉升和同事的關係;帶客户出去吃飯時你的舉止得體與否也許就決定了交易的成功與否;又或者，在辦公室不雅的言行或許就使你失去了一次參加老闆家庭宴請的機會……這是因為禮儀是一種信息，通過這個媒介表達出尊敬、友善、真誠的感情。所以在商務活動中，恰當的禮儀可以獲得對方的好感、信任，進而推動事業的發展。