如何提高祕書寫作能力

寫作能力是祕書的一項基本素質，也是衡量祕書工作的重要標準。如何提高祕書寫作能力，本文擬談一孔之見。

一、注重寫作基本功訓練。

祕書寫作能力的高低決定着服務質量的好壞，而寫作能力的關鍵在於基本功。綜合起來講，基本功可用“聽、讀、記、寫”四個字來概括。

“聽”，就是認真聽取領導講話主要精神，把領導的工作思路、工作經驗、具體要求記錄下來；認真聽取各部門領導的彙報，把各部門的基本情況、工作進展情況、存在的問題和工作建議記錄下來；認真聽取側重服務的領導、辦公室領導和分管領導關於起草文件、報告的要求、思路並記錄下來，必要時可徵求一下其他祕書的意見。

“讀”，就是多閲讀報刊雜誌，從中瞭解和掌握國家的方針政策、各地區落實方針政策的具體措施；多閲讀上級重要文件和領導講話，充分把握上級的有關要求；多閲讀本地區領導的重要講話，掌握本地區經濟和社會各項工作的思路、重點及具體工作措施；多閲讀部門領導的調查報告、情況反映和有關信息，深入瞭解掌握各部門的實際情況、存在問題、工作打算。

“記”，就是做好會議記錄、學習筆記，關鍵是要把主要工作的思路、措施和取得的成效牢記在心，把各項主要經濟指標完成情況及原因熟記於心，為起草文件和講話打基礎。

“寫”，就是起草文稿的過程。在寫作基本功中，聽、讀、記是基礎，都是為“寫”服務的。

想寫好，首先要學會定思路，也就是定提綱，這是寫作的關鍵。公文寫作同文學創作有很大區別，不同的文種都有固定格式，這適用於國家確定的15個文種，在起草領導講話、彙報材料、發言提綱時，雖然也有一定格式，但不是固定不變的，要根據會議要求，領導意圖和實際工作需要而定。其次要注重內容的選取。總結時要客觀真實、全面詳細，多用數字和事實説話；分析時要準確、有針對性和前瞻性；部署時要符合實際，有可操作性和科學性。再次要靈活運用語言文字。“公文不是無情物”，文稿的語言有別於文學創作，但同樣需要活潑生動，形象鮮明，富有文彩。適當運用名人名句、成語典故、經典論述、民間俗語和修辭手法，可以增強文章的表現力。同時，注重運用好“全面”、“部分”、“最好”、“一般”等程度用語，切忌以偏蓋全，失去準確性。

二、注重改進提高寫作能力的方法。

從“小”法，剛從事祕書工作的同志，由於對工作不熟悉，必須從小的文章寫起，先寫信息、消息、情況反映、內容摘要等小文章，然後由簡到繁，由粗到細，由少到多，每天堅持寫。綜合法，祕書的主要職責是搞綜合，學會綜合各部門的基本情況，綜合領導的工作思路，從一個部門、一個產業、一項工作開始綜合，先撰寫調查報告，瞭解情況，在此基礎上學會分析問題，重點是提出合理化建議，然後是起草各種講話、彙報、署名文章、情況分析等綜合性文稿。

冷“處”法，也稱冷靜處理法。文稿初成後，由於思維已成定勢，馬上修改肯定沒有效果，如果時間允許，可以先放一放，讓初成後的喜悦冷卻下來，再拿出來修改，以第三人的角度和清醒的頭腦重新審定思路、內容和語言，會有意想不到的效果。

討論法，三人行必有我師，集體的智慧是無窮的。再好的材料也有缺點和不足，都有需要不斷修改和完善的地方。通過集體討論，找出存在的問題，提出修改意見。實踐證明，這種方法是通用的，也是最有效的方法。珍藏法，珍藏精品，將寫得好的文章保存起來，主要是珍藏領導的修改稿和各種文種的精品。

壓減法，文章貴於精，公文亦如此。作為祕書人員要多在“文字精練”、“篇幅短小”上狠下功夫，起草公文時，要開門見山，直陳其事，不斷錘鍊語言文字的表達能力。

三、注重良好寫作習慣的養成。

習慣成自然，良好的習慣決定能力提高的快慢，寫作能力的提高與良好的寫作習慣是分不開的。概括地講，良好的寫作習慣主要有：

一是多寫。俗話説，勤能補拙，許多祕書都有這樣的體會，“常看胸中有本、常寫筆下生花”，寫作能力來源於日積月累，筆耕不輟。

二是勤思。就是所謂的“悟”。祕書人員作為協助領導工作的'參謀助手，是貫徹執行黨的路線、方針、政策的一支骨幹力量，寫東西時必須對工作進行戰略的、全局的思考。多思才能“思風發於胸臆、言泉流於筆端”。所以在日常工作中，發現問題，就要認真思考，找出問題的癥結，提出解決的辦法，養成勤于思考、善於思考的好習慣。

三是善“易”。就是善於更換角度和位置。一份好的文稿必須體現領導意圖，這就要求祕書人員要善於更換位置，給誰寫講話，就站在誰的角度去寫，切實養成善易的好習慣。

四是樂創。就是喜歡創新。“從材料中來，到材料中去”，是祕書人員的通“病”，也是影響寫作能力提高的最大障礙。要解決這一問題，就要求祕書人員有較強的創新意識，養成創新的習慣，大到長篇的工作報告，小到片語只言的會議通知，都要加強文章的思想創新、體裁創新和內容創新，做到“筆”到文成，耳目一新，發人深思。