文檔管理工作技巧

對文檔進行管理是辦公文祕的日常工作之一，以下是小編整理的文檔管理工作技巧，歡迎參考閲讀!

　　01 選擇正確的流程

每個項目都是不同的，因此，沒有哪個流程能夠適合所有的項目，不論項目大小都使用同一個流程也沒有意義。對於較小的項目，你應該用一個簡單的過程，特別是你委託一個小項目給沒有經驗的項目經理，簡單的流程需要更少的過程文檔，而這也讓新項目經理更容易遵循，也可以讓經驗豐富的項目經理減少他們桌子上的文檔。

一個小項目（最低標準要求的項目）可能只需要：

一個項目啟動文件：這（再次作為最低標準要求）將涵蓋項目的目的和目標，要有關於範圍、時間和成本的關鍵的要求，有主要的`里程碑（如果在這個階段已知的）和項目組成員的名單；

利益相關者要求的文檔：這應該只包括利益相關者和他們的要求的文檔列表。

一個項目範圍：明確交付明確的成果，而不是創建一個單獨的工作分解結構，這樣你可以更加簡單方便的對項目成果進行確認；

日程：給出任務列表中的完工日期，比如多長時間他們將要達到的重要里程碑和結束日期，採用甘特圖可以顯得更直觀一點；

回顧性報告：當然，這不是必須需要的，但如果是你的領導或者其利益相關者，可能會問，這個項目進展順利嗎，有什麼可以做的更好的地方可以讓你今後的項目運作的更加流暢和平穩，而這類項目通常會要求減少相關的文檔工作；

當然，這一切都要取決於你特定項目的情況，你最初可能認為你的項目特殊只需要一個或兩個其他部分的文檔，但每次做出這個決定的時候，你需要仔細的想想，對於這種規模的項目，這真的是必要的嗎？

　　02 不要過度的報告

項目利益相關者需要在報告不足和過度報告之間取得一定的平衡，太多的話，他們根本不會去關注，太少，他們弄不清楚項目到底在做什麼，他們可能會逐步尋求比最初的報告上提供的越來越多的信息，不論是哪種方式，你都會形成比你真正需要的多得多的文檔。

要報告項目狀態，可以嘗試使用紅色、黃色和綠色體系來表示，這能夠滿足大多數利益相關者的要求：

紅色：你需要幫助處理這種情況；

黃色：項目中出現一些狀態需要你關注，但我們正在處理中；

綠色：項目中一切正常，無異常情況；

　　03 優化會議次數

會議是在項目中無法避免的，有討論戰略的會議，項目範圍的會議，項目的規劃會議，項目啟動會，項目進展會議，和各個利益相關者的討論會議， 識別會議，變更控制會議，問題回溯會議等等，這會讓你花費上十幾分鍾到幾個小時不等完成會議紀要。

相反的，為什麼不嘗試削減會議的次數，對於較小的項目，你只需要參加下面四種會議：

和利益相關者的討論會議

項目範圍討論會議

項目進展討論會議

項目問題回溯會議

通過減少不必要的會議不僅從會議本身來節省你的時間，還讓你不必要去花費時間進行艱苦的準備每個細節的會議紀要，你應該只關注指出需要採取的行動以及你需要同意做什麼，其它的一切都應該是不必要的。

毫無疑問，可能還有很多其它的方法幫助你減少項目中的文檔工作，這可能基於每個人的心態和常識來進行。如果你在一個相當大規模的項目上工作的時候，那麼依照既定的流程，你的文檔會逐步增加的，但如果你在一個小的項目上的時候，當每次重新對文檔工作進行規劃和實施的時候，應該試着問問自己：到底什麼才是我真正需要記錄的。