盤點公文處理的注意事項

　　一、公文格式

《中國共產黨機關公文處理條例》第二條規定，“黨的機關的公文，是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規範格式的文書”。《條例》不但把格式寫進了公文的定義，還專門安排一章講公文格式問題，由此可見公文格式在公文中具有重要的地位和不可替代的作用。

公文格式，從廣義上講，是指公文的外觀形式，它由公文的文面格式、用紙格式和裝訂格式三部分組成。從狹義上講，公文格式特指公文的文面格式。

文面格式。公文文面格式是指公文各個組成部分的排放位置、間隔距離、大小規格等方面的要求，包括版面安排、字體型號、字間行距等。實際上，公文的文面格式是公文全部書面內容的結構。黨的機關公文的文面格式由版頭等19項組成。這19項又可劃分為文頭、主體、文尾3個部分。文頭部分包括版頭(報頭)、份號、密級、發往地址、緊急程度(等級)、發文字號(部委號)、簽發人、收發報序號8項，位於公文首頁上部，佔整個頁面的1/3左右。主體部分包括公文標題、主送機關、正文、附件名稱、發文機關署名、成文日期、印章7項，位於文頭部分以下，文尾部分之上。文尾部分包括印發傳達範圍、主題詞、抄送機關、印製版記4項，其中，印製版記又包括印發機關、印發時間和印發份數3項內容。確定文尾部分的排放位置要注意兩點：一是印發傳達範圍要標註在成文日期之後(不署成文日期的，標註在正文之後);二是主題詞、抄送機關、印製版記必須標註在最末一頁的下端。掌握公文文面格式的各項規定，是做好公文處理工作，尤其是排印工作必不可少的條件。公文怎樣印製才規範，省委辦公廳專門制定了一個公文排印細則，細則中作了很具體的説明。

用紙格式。《中國共產黨機關公文處理條例》規定，“公文用紙幅面規格可採用16開型(長260毫米，寬184毫米)，也可採用國際標準a4型(長297毫米，寬210毫米)”。目前，我國黨的機關普遍採用16開型公文紙，也有部分單位使用國際標準a4型公文紙。如果使用國際標準a4型公文紙，應通盤考慮紙張、檔案卷皮、檔案櫃等用品的供應和配套問題。用紙格式一經確定，必須長期固定使用，不得隨意改變。

裝訂格式。公文裝訂與公文排印應一致，並考慮人們的閲讀習慣。現在所有的公文處理條例、辦法、細則都規定，公文應在左側裝訂。裝訂方法一般都是用騎馬釘、釘書機訂或膠粘。

公文格式是在公文製作實踐中逐步形成的，是有它的特定作用的：

一是能突出公文的權威性和嚴肅性，有利於政令的暢通。二是能更準確地體現公文的內容，使公文形式與內容統一。三是有利於受文者迅速、準確地識別公文和辦理公文。四是有利於公文的安全、保密和管理，便於歸檔查考。

從現在黨政機關制發的公文來看，格式不合《條例》規定的現象還比較普遍，常見的有以下幾種：(1)公文標題中沒有發文機關名稱。(2)上報公文沒有標註簽發人。(3)主送機關標註不準確。(4)在指示、決定、規定、意見等公文中，正文前標註有主送單位，正文後有發文機關署名和成文日期。(5)在有附件的公文中，正文之後、發文機關署名之前不標註附件名稱。(6)發文機關和成文日期標註位置不當。(7)主題詞沒有按中央辦公廳的規定標註。(8)在有附件的公文中，主題詞和版記不是標註在附件之後，而是標註在主件的成文日期之後。