呼叫中心外包項目的管理
目前越來越多的呼叫中心在資源、經驗盈餘的情況下，開始大舉進入外包市場，但是客户服務與外包服務仍然有着很大的管理差異。外包呼叫中心大都採用項目管理的方法，那麼如何進行有效的外包項目管理便成了呼叫中心運營管理者主要關心的問題。外包型呼叫中心的項目管理大體可以分以下幾個步驟進行：
第一步：項目預測分析
呼叫中心市場銷售人員在承接外包項目時大都難以超越完成個人銷售目標的狹隘性，所以在尋找和承接項目時難以為項目最終的收益負責。而運營經理們則要為項目最終的運營結果負主要責任，所以在項目申請時，運營管理人必須對項目進行運營可行性分析和成本收益分析。項目運營可行性分析主要包括對項目的市場背景、末端目標客户、中間客户社會影響力、成本收益平衡、物理資源、人力資源、技術可行性進行全面的分析，以判斷項目的運營可行性。
第二步：客户需求分析
通過項目可行性分析後，如果能判定項目既可以實現公司對項目運營的要求，也可以實現公司對客户的運營承諾，則可以順利過渡到項目合同期。在項目簽訂合同後，運營管理人員需要進行詳細的客户需求分析，制定運營目標和運營方法，調動公司資源，推動項目順利運營。客户需求分析包括：運營目標需求、技術開發需求、運營時間需求、最終客户需求、數據需求等分析，各種需求完成後便可以順利進行運營方案制訂和實施了。
第三步：制訂運營方案
完成了以上種需要分析後，就可以根據分析的結果開始撰寫運營方案。根據項目不同，運營方案也會有很大的差別。對於運營週期短，運營任務重的項目，只需要編寫一下簡單的運營計劃，重要的是迅速、準確的實施。短期的運營項目只需要列明：客户最終目標、運營週期、所需要座席(包括物理座席)數量、數據要求、技術要求、成本預算就可以了。對於長期的外包運營項目，需要制定詳細的運營方案。方案裏除以要求以上內容外，還要求有具體的質量管理方案、項目運營流程、員工考核方案、項目考核方案、各種KPI指標數據等。例如KPI的制定，對於呼出項目來説要包括：每天呼出量，成功量，平均通話時長、平均後處理時長、每天工作時長等;對於呼入項目包括：接通率，平均通話時長、平均振鈴時長、平均後處理時長、平均持線時長、投訴控制數量、電話轉接數量控制，客户滿意度指標、員工工作效率等。
運營方案裏除了以上的'內容還需要介紹一下項目的背景、項目計劃表、項目培訓需求、項目資源調配需求、排班計劃、招聘計劃、CSR任職資格等等。一個好的運營方案可以給運營管理釐清運營管理的流程，使運營工作更為順暢。
第四步：落實運營方案
有了運營方案後，項目經理對如何運營項目已基本瞭解，剩下的工作就是要進行運營方案實施。實施的過程中可能需要各個業務部門進行配合和協調，應該先將該項目的工作流程與部門合作流程結合起來和各部門進行討論，確認後逐步落實各項工作。在項目運營方案的落實過程中大約需要以下各部門配合。
人力資源部：通知人力資源部所需要新員工數量、職位、任職條件、到崗日期。
培訓部：通知培訓部培訓員工的時間、數量、內容、上崗時間和上崗資格要求。
技術部：向技術部提交技術需求，包括操作界面開發、話路要求、物理座席條件、網絡要求、報表設計需求、數據需求以及投入運營的時間。
其它項目組：根據項目本身情況，從其它項目組借調經驗員工，進行人力資源調配。
運營部：項目經理根據目標客户的特點、項目特點、客户要求進行排班，排班時要儘量考慮話務高峯期和低谷期的分佈，努力保證接通率和提高客户滿意度，減少因排班造成無人接聽、話路繁忙等投訴。
質量部：質量控制目標及質量控制報告需求。
數據部：告知數據部客户所需要的數據報告分析內容、目標及公司所需要相關數據或報告。
以上工作全部啟動，項目經理開可以開始調配本項目員工工作，通知項目成員個人的工作目標及考核、獎勵方法。運營者需要在項目的運營過程中全面控制項目的進展情況，監督檢查員工完成任務的情況，並隨時向運營管理者和客户提供項目運營報告。
第五步：項目運營結束
經過以上辛苦工作，項目運營總算結束了。這時員工適當休整，可是項目經理還是有許多工作需要做的。首先，項目經理需要進行項目總結，項目總結的內容包括，項目運營數據、客户要求實現情況、項目成本使用情況、項目完成收入情況、客户滿意度情況、項目人員工作情況等等。另外項目經理還需要進行項目運營以後的其它工作落實，包括整理參與項目員工考核結果，上報人力資源部並監督落實;協調項目獎金並根據獎金分配原則和員工表現進行獎金分配;根據數據使用情況將數據整理並提交技術部導入數據庫;總結經驗提交運營部進行經驗備份。
以上所有工作完成後，項目經理的運營任務已基本完成，剩下的工作就交由運營經理完成。運營經理需要幫助項目經理完成相關後期協調工作並根據項目經理運營項目的結果對項目進行評估和考核，並協調相關部門落實考核結果。自此，一個外包項目就算基本完成了運營任務，其它的工作可以交給市場部和財務部處理，比如客户關係維護和深度開發、項目盈利財務報告等。
