商務英語書信的文體分析
引導語：下面小編給大家帶來商務英語書信的文體分析，謝謝您的閲讀。
一、基本介紹
語言是傳遞信息和交流感情的工具。然而，在面對不同的交際環境、交際目的、交際對象時，交際的雙方會選擇不同的表達方式。在20 世紀70 年代, 韓禮德(Halliday)在他的系統功能文體學模式裏, 主張把語言連同社會和人一起加以考察和研究, 提出了“語域”(register)理論。這也為現代文體學的研究奠定了理論基礎。(段春明，劉繼安，史修媛：91)這就是不同功能的語言“變體”。這些“變體”就是文體學的研究對象。秦秀白(2000)曾就文體學下了定義：“文體學是一門運用現代語言學理論和方法研究文體的科學， 是一門研究語言表達效果的學問。”語言的這些“變體”由於運用於不同的領域，就產生了不同的文體，比如科技文體，法律文體，商務文體等。商務文體雖然同科技文體、法律文體等文體一樣，同為語言的“變體”，但商務文體並沒有像其他“變體”一樣受到學者們廣泛關注。
張佐成、王彥(2002)對商務英語做了如下界定：商務英語是在商務場合中, 商務活動的參與人為達到各自的商業目的,遵循行業慣例和程序並受社會文化因素的影響, 有選擇地使用英語的詞彙語法資源, 運用語用策略, 以書面或口頭形式所進行的交際活動系統。(段春明：92)據統計，在商務領域，商務信件佔了所有商務文件的90%，由此可見商務信件的使用頻率之高。為了使溝通更快捷、方便，商務信件在使用的過程中也具有了自己獨特的文體風格。本文試圖從書寫、詞彙、語義、句法、語篇5 個方面對商務信件的文體特徵進行分析。
二、商務英語書信的文體學分析
商務英語因為使用人羣巨大， 適用範圍廣泛以及實用價值高等特點在商務領域被頻繁使用。而在使用的過程中，作為一種語言的“變體”，商務信件作為商務英語的主要表現者，也在書寫、詞彙、句法、語篇方面具有獨特的.特徵。
1. 書寫
在口語中，人們可以通過停頓、重音以及語調上的變化來傳遞信息，而在以文字為媒介的英語書信中，其信息的傳遞除了通過文字本身以外，還表現在斜體、空格、大小寫、標點符號、格式等方面。書寫方面，商務信函的文體特徵主要在：通過標點符號來幫助信息的傳遞和理解;用斜體、大小寫等來強調特定的信息; 商務信件的最顯著的文體特徵是擁有其固定的格式。商務信件一般都由7 個部分構成：信頭，日期，信內地址，稱呼，正文，結尾敬語，簽名。這幾個部分組成了商務信件的基本框架。
2.詞彙
商務英語書信同其它的“變體”一樣，在詞彙方面也有其顯著的特徵。
(1)準技術詞彙是指在幾個不甚相同的科學領域內都
通用的那些詞彙。(侯維瑞：281)在英語商務信件中，這類詞彙有不少屬於常用詞彙， 只是在商務英語中它們具有更確切的含義或定義。如在日常用語中“quote”, “draft”, “offer”等詞語分別是“引用”，“草稿”和“提議”的意思，但當這些詞語被用於商務英語中時，它們的詞義就變為“報價”，“匯票”和“報盤”。
這些都是專門用於商務用語中的準技術詞彙。
(2)商業術語(commercial term)，縮寫(abbreviation)以及商業符號(symbols)的頻繁使用。(趙志剛，韓慶山，張宇：14)商務英語同其他各體英語一樣，都有其典型的表達方式。在商務信件中，為了溝通的簡潔和方便，人們經常使用術語、縮寫和商業符號。而這也成為了商務信件在詞彙方面典型的特點之一。如：
商務術語
FCA(=free carrier)貨交承運人價格
ASAP(=as soon as possible)儘快
SPEC(=specification)規格
商業符號
copyrighted 版權所有
US$(=US dollar)美元
Can$(=Canadian dollar)加元
(3)使用簡單，常用的詞彙
現代商務溝通的首要宗旨是簡潔，有效，用最簡單的文字表達最清楚的意義。因此，人們在寫作商務信件的過程中一般傾向於選擇簡單、常用的詞彙。複雜而少見的詞彙不利於信息的傳遞， 而且給人以官方且疏離的印象。在商務信函中，“improve”, “think”, “fair” 等詞語的使用既簡潔又清楚，而“ameliorate”, “conjecture”, “equitable”等詞則是應該試圖避免使用的，因為它們不是常用詞彙，不利於信息的理解。
(4) 儘量用單個的詞語代替詞組
3.語義
使用準確的數據信息和詞句。為了避免歧義，模糊的表達在商務信件中是很少出現的。因為商務活動所涉及的都是雙方切身利益的盈虧，所有的信息都必須是清楚呈現的，不容許模糊。試比較下面兩個句子。
(1)Please send your proposal to us as soon as possible.
(2)Please send your proposal to us before October 10.
相對於b)來説，句a)所傳達的信息是模糊的，在商務信件的寫作過程中，應儘量避免這樣表意模糊的表達方式。
4.句法
商務英語書信中， 句子的選擇最重要的原則就是簡潔易懂，以及為對方考慮(“You-attitude”)，在信件中一個重要的原則就是既要傳遞應該傳遞的信息， 又要把讀者放在首位的考慮，要讓讀者感覺被重視，被尊重。
(1)多使用簡短的句子。在商務信函中，通常的句子長度是10~20 個單詞，多於30 個單詞的句子是很少的。而且句子結構簡單，通常都是簡單句，並列句、複合句的使用相對較少。有時候，為了表達的簡便、清晰，通常使用省略句。如在介紹產品的時候，為了節省空間，通常使用不完整的句子，像名詞詞組、動詞詞組等。如：
Nongle Tractor M34X USD2,500 per unit
Nongle Forage Harvester M56Y USD3,500 per unit
上例是對某公司收割機的報價， 不完整的句子傳遞了更多的信息，又節省了空間。
(2)多使用主動語態。主動語態的使用使句子在傳遞信息的時候更直接， 而被動語態的使用會給人一種逃避責任的感覺。但是當主事者不許被提及或是不知道的時候，仍然可以使用被動語態。
a)The total price will be found on page 2 of this contract.
b)The total price is on page 2 of this contract.
主動語態的使用比被動語態更為簡單，直接。
(3)避免使用否定的表達。通常，否定表達聽起來是對讀者或是作者的批評， 然而肯定的表達則是通過積極的方式表達了對雙方的鼓勵。(常田玉：144)在交際過程中，如果錯誤已經出現，當務之急也不是對犯錯的人的批評，而是對錯誤進行補救。應儘量使用肯定的表達，使讀者感覺更輕鬆。多用b)這樣的表達，少用a)這樣的表達。
a)We do not refund if the returned item is soiled and unusable or is sold for more than two weeks.
b)We will refund if the returned item is clean, resalable and within two weeks starting from the purchasing date on.
在商務信件中，陳述句是使用最多的句型，疑問句有時也會使用，但是祈使句的使用則較少。因為祈使句給人一種強加於人的印象，是作者迫使讀者去做某件事。祈使句聽起來很不禮貌，頻繁的使用有時會讓潛在的客户打消合作的念頭。
5.語篇
(1) 多使用小的段落。在商務信件中，整個語篇通常被分為很多個小段落，一個段落表達一點信息，然後由很多個小的段落組成語篇。這樣會使整個文章脈絡清晰，簡單易懂。如果整個語篇就是一個大段，會加大讀者的理解難度。
(2) 邏輯合理，語意連貫。句子不能被當作是獨立的，而應把句子放在它所在的語篇中進行考察。即，當我們考察商務信函的文體風格時，整個語篇的特徵也是重要的因素。語篇的連貫、暢通是最重要的特徵，整個篇章由一個清晰的脈絡連接起來。一封好的商務信函，必須結構清晰，語義連貫。我們以報盤函為例，一般的報盤函都有部分組成：第一段説明收到對方的詢盤並表示感謝;第二段對所詢價的商品報盤;第三段則是提供折扣信息; 第四段就是一個簡短的結尾。根據這樣的結構，我們就能寫出一封結構嚴密的報盤函。
