如何實現會議有效溝通

不知道你是否有過這樣的經歷？就是你在向某個人表達你的意思時，你似乎總有很多想表達的，深怕自己説少了，別人會不理解，或者會誤解。但是真實的情況卻是，當我們交流時，用越少的文字，會讓我們的交流更有意義。

溝通的內涵

涓涓細流匯成大海，波濤洶湧的伏爾加河的源頭只是一個小泉眼，水一點一滴地匯積，成了大江大河，形成了一種資源，成了能載舟、能發電、能灌溉、能養育生命的資源。試想一想，如果沒有連綿的溝壑，水的彙集就沒有了通路，那麼，所謂大江大河大海也就成了鏡花水月、太虛幻境。所以，有“溝”很關鍵，有了連綿的“溝”，水的聚集就有了可能，而水聚集到一定程度就成了一種資源，人們就可以利用這種資源做更大的事。

所謂的“溝”，也就是渠道，也就是媒介。

人類也是如此，它通過無數個“溝”把單個人的智慧聚集成大智慧，從而促成了社會的進步與發展。單一個體的智慧如同一滴水，只有通過適當的渠道進行彙集才能成為江河，思想和智慧彙集到一定程度便有了力量成了資源。一個企業也是如此，僅靠一個人的智慧難以達成目標，只有將許多人的思想和智慧匯聚在一起，才有可能形成一種力量，促進事業目標的實現。

這就是我所理解的溝通內涵，也就是説，溝通是一種方式，一種讓個體智慧集聚成集體智慧，進而成就宏偉事業的方式。

記住四點讓會議溝通更有效率

很多時候，更多的字對於外教和澄清什麼是必要的，但是在信息時代，更多的字只會稀釋，並讓你傳遞的信息複雜化。Rene Shimada Siegel是高科技聯繫公司的創始人和總裁。這家公司是在溝通和市場方面的諮詢專家。最近Rene Shimada Siegel指出瞭如何幫助你更好地簡練你的溝通，從而讓溝通更有效？

1、即可談到要點

Rene Shimada Siegel舉了她丈夫過去在語音郵件上犯的錯誤。他會告訴他老闆他想説什麼，然後告訴他老闆這個具體意味什麼，然後會為他老闆總結他所表達的。其實他老闆早就已經知道了。Rene Shimada Siegel指出在語音郵件中，只需要先自報家門，然後告訴對方你打電話的原因，給對方打回來的一個機會。對方需要給你打回來，還是隻是供參考？讓對方明白。要仔細考慮，你應該用發送信息來替代語音郵件嗎？

2、3是一個神奇的數字

Rene Shimada Siegel原來的工作單位是3COM。這個公司做的每件事都是3來表達。現在當Rene Shimada Siegel需要解釋一些複雜的事情，曾經在3COM的經歷就會提醒她將每件事減少到3個最重要的點。一般情況下，最重要的3點列出以後，你會發現其他的點都是額外的，或者是多餘的。

3、使用編號

任何文件中的大塊文字對於讀者而言，很難集中注意力。幾乎沒有讀者有時間、耐性或者集中注意力在這樣的文字上受折磨，除非迫不得已。他們想獲取他們想知道的。項目編號是Rene Shimada Siege喜歡的.l快速交流方式。事先告訴讀者你的信息是有關啥的，用編號概括你的點來組成簡短的詞彙，而非用完整的句子。最後，無論你希望讀者下一步做什麼，用一個希望回饋的方式來結束。

4、讓會議聚焦

我們很多人都會在一種會議上感覺難受，就是某個人不斷的説，沒有什麼時間交流。確信每個人都知道會議的目標，讓時間限制在30分鐘內，來保持一個緊急和專注的感覺。一些人會把日常的混亂帶入到會議上，做15分鐘的發言，這期間讓所有人都站着。同時，需要考慮是否筆記本電腦、平板電腦、智能手機是被允許還是被禁止帶到會議上。如果被允許，人們會不理會演講者，讀他們的郵件，這樣也會極大的降低效率，延長整個會議。

就像蘇格拉底曾經説的，“有多少事我可以不需要？”讓你的溝通保持簡短，要求你停下來思考什麼要説，以及如何表達最重要的事情。Rene Shimada Siege認為通過簡明扼要，快速、清楚的溝通，你可以用更少的資源做更多。