制度建設及流程優化

很多企業開始重視流程管理，但在進行流程設計與再造時發現，流程用文字表述出來也是一種制度。李先生是一家民企副總，公司有200多人，但近幾年發展迅猛。公司認識到企業初創階段的管理體系已無法適應公司高速發展的需要。所以李先生決定開展一次全公司範圍的流程優化項目，並通過IT系統將成果固化到日常工作之中。通過對公司上上下下的日常工作流程的梳理和優化，項目組終於整理出了一套200多頁的業務流程手冊。可是，當李先生把當年他一手建立的同樣厚實的.制度手冊翻出後，他忽然又困惑了：“有了流程手冊，原先的制度又該怎麼辦呢?” 同時也發現部分流程手冊和原有的制度體系相背離，甚至互相矛盾，更談不上如何固化或者落實這些流程了。其實，發生這樣的情況主要是由於沒有認清流程與制度的關係造成的。企業管理為什麼會有制度管理和流程管理兩種方式，二者之間的關係是什麼，企業在運用流程管理時如何處理二者的關係呢？ 制度和流程，是企業發展不同階段的不同選擇。企業初創階段往往是有流程但無制度，企業生產經營活動過程，如企業註冊，員工計件與發工資，生產工藝過程等都是流程活動的過程，即便沒有書面化。但由於企業規模小、人員少，一切往往都在領導掌控之中，大小事情只要老闆拍板即可，所以就沒有制度方面的需求。當企業達到一定規模時，老闆無法親自照看到企業的角角落落，於是便有了制度。企業同時也將進行流程優化、固化。制度一方面規定了員工的工作內容，另一方面規定了員工怎樣去實現工作內容的工作流程。而流程則是在制度的基礎上，強調激發人的積極性與創造性，通過持續的改進，進而把事情做得更合理、效率更高、成本更低。

二者之間既有區別，又有聯繫，是對立統一的關係。制度是約束組織成員的行為規範或評價準則，它是以“人性本惡”為基礎，強調製度的剛性；而流程則是對具體做事的細化，強調“如何去把一件事情做得更好”，它是以“人性本善”為基礎，強調規範與效益。通俗形容流程就像河流，流程管理就像河道梳理，而制度就是鞏固河道的堤壩。如果要治理河流——即業務流程，就應該用流程管理先梳理河道，河道梳理好了以後再用管理制度的堤壩來鞏固梳理成果。

制度解決企業可以做什麼，不能做什麼的問題，而流程解決可以做的事情怎麼做。制度是剛性的，約束員工的行為，流程是規範員工行為，讓員工特別是新進員工快速掌握操作規則，畢竟優化的流程是往多寶貴經驗的沉澱，作為企業員工照做即可，同時制度通過約束從而保障了這些行為的有序進行。

制度規範所有企業成員，流程規範特定崗位人員。如門禁制度，適用於客户、老闆、員工及門衞等所有企業成員，而入庫流程，涉用於供方、採購、倉庫等特定崗位。

制度以原則規範為主，流程以活動標準為主。制度講原則性，規範性，是員工行為的槓桿或高壓線；流程是具體活動的標準與過程，是員工操作行為方法的體現。

最後，制度與流程書面描述時，可以多種形式，即可單獨分開，也可合體。如員工考勤制度，即規定了遲到早退等違規行為及措施，也可以明確考勤流程，做請假、出差等流程，同時流程描述還可以通過流程圖及流程説明書進行清晰表述。

一家好企業的標準是制度健全、流程完善、文件優良。而在企業經營管理中同樣重要，流程是制度的延展和補充，兩者相輔相成，相得益彰。企業的流程管理體系好比是高速公路，員工具備快速行駛條件，若技能不夠，出現違規，那就需要制度即交通法規來約束，使得高速公路更在有序通暢。總之，要使流程優化並完善，須有制度建設為保障，兩者不可或缺。

採購管理中心 翁曉俊 2017-11-20