採購部工作流程
引導語：倉庫的每種存倉物品，均應設定合理的最低庫存保障線，在存量接近或低於最低庫存保障時，即需要補充貨倉裏的存貨，下面是yjbys小編為你帶來的採購部工作流程，希望對大家有所幫助。
第一章 貨品採購
一、 採購進貨流程
1、對品種及供應商進行初步洽談。
2、確定進貨品種及供應商。
3、向供貨商索取相關資質文件，轉交質管部審核。
4、協助質管部對供應商的業務員進行合法資格的審查。
5、採購合同簽訂。
(1)確定採購進貨明細，包括進貨品種及數量，採購計劃報出後的到貨時間;
(2)確定相應的優惠政策;
(3)確認結款方式及帶票與否;
①帶票月結
②帶票現款
③帶票實銷實結
(財務打款轉賬的及時性)
6、做出計劃，通知發貨並跟進到貨情況。
採購已經上報的計劃需保存，留做入庫依據。
二、採購進貨分類
1、常規商品進貨
保證日常銷售採購的商品，對於這類商品的採購流程規範如下：
(1)低於庫存下限品種的收集途徑：
① 採購部自查
② 門店斷貨品種報採購
③ 配送中心斷貨報採購部
(2)採購品種的篩選，結合日常門店總銷售量，進行採購貨品的確定。
(3)採購人員通過電話聯繫或者其他方式直接與廠家訂貨。
(4)採購過程中如遇特殊情況需通知門店斷貨原因。
2、新品採購
新品採購包括：替代品採購、顧客訂購品種採購及常規新品採購三大類。
(1)替代品的採購，功效類似、比現有銷售商品有優勢的商品採購。 替換商品產生的原因如下：
①格過高，貨比三家，處於劣勢。
②廠家新品替代老化品種。
③毛利低，市場淘汰。
(2)顧客訂購品種的採購，顧客必須在門店交訂金，採購部專門為其採購的品種。
①採購確定到貨時間，超過約定時間導致門店不能銷售的由採購負責。(特殊情況除外)
②這類商品採購數量極少，專訂專銷，採購做好登記，到貨入庫後及時送至訂貨門店。
③這類商品不得退貨，到貨後兩個月內未售出由店長負責
(3)常規新品的引進，是為滿足公司發展的需要引進的新品。
①結合本公司實際情況，對現有品類進行規劃，確定新品引進。
②門店部及採購部每週一次對當地市場進行了解。
第二章 到貨入庫跟進
一、落實到貨情況
1、查當日到貨入庫記錄
(1)核對到貨的準確性，指所到品種與採購計劃的一致性。若廠家發了未計劃貨品，退單處理。
(2)核對到貨入庫正確性，包括廠家、帶票與否及結款方式等;
(3)倉儲部收到貨後嚴格按照要求驗收，差異必須在到貨的第二個工作日內準確上報採購部。
2、審核當日入庫人員登記的：新品本、漲價本及效期本。
(1)查看到貨新品，跟進新品到貨情況。
①門店定購新品，到貨入庫後，及時通知開單員配至門店;
②常規新品採購，入庫後，在最短時間內(最遲不超過入庫後第三天)鋪貨至門店銷售並跟進。
③按照要求對新品的.零售價、毛利屬性進行核定;
(2)查看貨品漲價情況
①瞭解核對廠家(供應商)通知漲價與實際到貨價是否一致
②核查計劃時答應給的返點及贈品是否一致;
(3)查看效期本情況
配合配送中心把握好效期商品流入庫中，當天內與廠家聯繫，做出退貨或者承諾換貨處理;
二、追蹤未到商品
1、廠家不再生產或銷售商品的追蹤
(1)拓寬渠道，從其他廠家進貨;
(2)考慮功效相似替代品的進貨;
2、廠家有貨但未發商品追蹤
(1)當天與廠家聯繫，詢問未發貨原因。
①暫時斷貨不能發貨的，及時追蹤，最短時間內保證商品到庫;
②提價而暫不發貨的，與廠家談協議，爭取最後一批不漲價貨品;
(2)考慮一個品種多渠道進貨。
①貨比三家，選取最低價進貨;
②充分保證貨源。
三、關注銷售過程，積極爭取廠家資源，做商品促銷活動。
第三章 業務洽談
一、廠家合作協議的簽訂
1、合作協議的分類：
(1)年度協議：
①雙方約定進貨量、返點;
②指定供貨渠道：保證貨源及價格統一。
(2)臨時協議：短期的促銷獎勵
2、合作協議包括的主要內容：參照採購合同。
3、對於長期合作的廠家，應在原有合作的基礎上，為公司爭取最大優惠政策。
(1)精減供貨商的數量，加大深度合作;
(2)把握最佳進貨時機，結合公司銷量，爭取最大優惠政策。
二、返點的管理
1、協議好的返點嚴格做好登記。
2、依據簽訂的合作協議在規定時間內追蹤廠家返點;
(1)確定返點金額，確定兑換返點金額商品;
(2)確定返點商品到貨時間;
3、返點商品到貨入庫
(1)返點商品的入庫按照“不帶票”“月結”開單，且入庫單價金額為0，並在備註註明“XX月份返點”，便於核查;
(2)返點商品要求配送入庫時在《漲價本》上做詳細登記，註明返點商品名稱及數量;
(3)採購審核《漲價本》後，對返點商品做採購退補價、勾賬，系統裏恢復進貨金額。
①退補後的價格是採購下次計劃價格參考
②退補後的價格是開單入庫價格參考。
(4)現金返點，採購做好登記，做進系統，由返點方直接上交財務部，財務部收款後開據收據，進行勾賬。
4、對於不按時按量返點的廠家，依據《合作協議》條款作出相應的處理。
三、新業務到訪：
新品：有意向品種按進貨流程進貨。
四、老業務到訪：
(1)流向查詢;
(2)查詢進銷存;
(3)臨時促銷;
要求廠商提前做好方案，與門店部負責人溝通。
(4)配合廠家統一調整商品零售價;
①廠家必須提供統一的調價函
②下發通知由門店部具體落實後反饋價格，再進行調整。
(5)效期及不動銷退換貨跟進
第四章 退貨及維修
一、公司統一要求效期、質量問題的退貨
1、退貨通知內容。
①通知退貨的對象(門店、門店經理和開單退貨);
②退貨商品明細;
③商品有批號效期的限制
④退貨時間段;
2、通知途徑。
①騰訊通;
② 手機短信的方式(騰訊通斷網時)。
3、退貨要求：
①退貨通知統一由採購部在每個週二、週四十二點前下發到有關部門。
②採購部在發退貨通知時，門店必須在規定的時間內嚴格按照退貨要求完成退貨;
④退貨打單員收到退貨後，在供應商要求的退貨時間內完成，並反饋採購部。
二、門店及倉庫自查，發現效期及質量問題的商品，上報採購部，採購部確認可以處理的，整理下發退貨通知。
三、配送中心驗收時拒收商品退貨
1、破損，批號效期不明商品退貨：
2、資質不全，不合格商品退貨;
3、近效期商品退貨，效期已超過半的商品拒絕收貨;
四、返修商品處理
1、門店發現有質量問題及顧客返回的商品，先報採購部確認處理方式;
2、門店憑採購部提供的處理方式退回配送中心;
3、配送中心收到商品進行登記;
4、退貨開單員在《維修記錄本》登記，由採購確認簽字，發回廠家維修;
5、維修返回後由退貨開單員返回門店。
