15個Excel2007達人小技巧

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Excel作為Office辦公軟件中的表格工具，收集整理數據異常方便，對信息呈現爆炸式增長的今天，無論是對於任何一個行業來説數據的收集、整理、處理變得更為重要。因此Excel的使用更是廣泛，成為了眾多辦公人士手邊不能缺少的軟件，所以熟練使用Excel也是職場人士必備的一項工作技能。

　　技巧1 全新限制先睹為快

為了使用户能夠在工作表中瀏覽大量數據，Microsoft Office Excel 2007支持每個工作表中最多有1,000,000行和16,000列。也就是説，Excel單張工作表的容量為1,048,576行乘以16,384列，與2003版的Excel相比，它提供的可用行增加了1,500%，可用列增加了6,300%，容量大幅提升。另外，Excel 2007還支持最多16,000,000種顏色。

而且現在，可以在同一個工作簿中使用無限多的格式類型，而不再僅限於4,000種;每個單元格的單元格引用數量從8,000增長到了任意數量，唯一的限制應該是對電腦內存的考驗了。為了改進Excel的性能，微軟將內存管理從2003版的Excel中的1GB內存增加到2GB，整整翻一倍。由於Excel 2007支持雙處理器和多線程芯片集，用户將同時在包含大量公式的大型工作表中體驗到更快的運算速度。

　　技巧2 靈活添加Excel文檔的頁眉和頁腳

經常使用Excel的用户可能都知道，以往要想為Excel文檔添加頁眉和頁腳絕非是一件輕鬆的事情，需要經過層層對話框的設置才能完成添加任務。但是現在的Excel能夠在完全可預覽的“頁面佈局”視圖中為Excel文檔添加頁眉和頁腳，操作過程簡單且直觀。操作方法如下：

1.在Excel的“功能區”中，單擊“插入”選項卡。

2.在“文本”組中單擊“頁眉和頁腳”按鈕。

3.在“功能區”中會出現“頁眉和頁腳工具”的上下文相關選項卡，在其中的“設計”選項卡中提供了我們需要的所有命令，由此可以非常直觀地對Excel文檔的頁眉和頁腳進行編輯。

　　技巧3 以最快的速度來美化表格

在最新的Excel工作表中，用户可以將注意力全部集中在重要數據的輸入上，而不必花費任何心思在表格的格式設定與外觀的操作上，從而減少勞動量。讓Excel來幫助你以最快的速度完成表格的美化工作。操作步驟如下：

1.定位到包含數據的任意單元格中。

2.在“開始”選項卡的“樣式”組中，選擇一款“套用表格格式”。

3.此時彈出“套用表格式”對話框，指定表數據的來源。

4.單擊確定按鈕，就會自動為表格添加標題文字顏色、標題單元格填充色以及隔行填充色，並且還會把表格區域轉化為列表，得到列表的諸多功能，如自動篩選等。

　　技巧4 自動套用適當格式與自動創建計算列

當你需要為已有的表格添加新列時，Excel能夠自動套用已有格式，無需進行重新設置。此外，在Office Excel表格中，可以快速創建一個計算列。計算列使用一個適用於每一行的公式，它可以實現自動擴展以包括附加行，從而使公式也立即擴展到這些行中。只需將公式輸入一次，而無需使用“填充”或“複製”命令。具體操作步驟如下：

1.當你想添加新列時，只需在Excel表格的右側輸入新字段名稱，按【Enter】鍵後便會自動增加一列並自動套用適當格式。

2.定位到“E3”單元格輸入計算合計的公式，按【Enter】鍵後，會自動將公式填充至列表末尾，計算出所有合計金額，自動創建計算列。

如果表格很長，你也不用像以前那樣向下拖拽總是找不到末尾，使用起來方便多了。

　　技巧5 快速刪除重複數據

即使有Excel幫忙處理大量數據時，難免遇見出錯，眼睛看花了經常會遇到數據重複錄入的現象，儘管我們一遍遍地仔細核對，但出現這樣的.失誤有時候還真的很難發現。此時就更要藉助Excel了，這樣的問題可以輕鬆得到解決。

1.選中需要檢查並刪除重複項的單元格區域，並單擊“功能區”中的“數據”選項卡。

2.在“數據工具”組中單擊“刪除重複項”按鈕。

3.此時打開“刪除重複項”對話框，選擇需要對哪些列進行重複值檢查。

4.設置完成後單擊“確定”按鈕，Excel將對選中的列進行重複值檢查，並給出處理結果的提示信息。

　　技巧6 通過漸變顏色直觀地掌握數據的整體分佈情況

在一個單元格區域中顯示雙色漸變或三色漸變，顏色的底紋表示單元格中的值，並且漸變顏色能夠智能地隨數據值的大小而改變，非常強悍吧。新版Excel帶來的全新的“色階”條件格式，讓閲讀者可以更直觀更舒服的查看。

1.選中需要分析的數據，如“A3:C8”單元格區域。

2.在Excel“功能區”的“開始”選項卡中，單擊“樣式”組中的【條件格式】按鈕。

3.在“條件格式”下拉菜單中執行“色階”——>“綠-黃-紅色階”命令。

此時，表中的具體數據便按照數據的大小，以不同顏色展示出來，對於數據統計彙總非常實用，能夠讓人對整體變化情況一目瞭然。

　　技巧7 用長短不一的色條讓數據更具表現力

上面是對錶格整體進行對照查看，如果你只需要能夠一目瞭然地查看某一列數據的大小情況時，怎麼辦呢?此時可以為數據應用“數據條”條件格式，數據條的長度即表示單元格中數值的大小。通過觀察帶顏色的數據條，可以幫助您省去逐個對比數值的時間，從而輕鬆獲悉一列數據中的最大值或最小值。具體操作方法如下：

1.選中表格中的某一個單元格區域。

2.在Excel“功能區”的“開始”選項卡中，單擊“樣式”組中的“條件格式”按鈕。

3.然後，在彈出的下拉菜單中執行“數據條”——>“藍色數據條”命令。

此時，應用“數據條”條件格式後，可以顯而易見的看到整列中的數據最大值和最小值，不必去逐個數據對比看到眼花繚亂。

　　技巧8 利用表格呈現數據的發展趨勢

通過利用Excel提供的色彩絢麗、形式多樣的圖標集，可以非常快速地以圖形化的方式顯示出數據的發展趨勢，對於掌握整體情況有較好的預見性。操作步驟：

1.選中表示趨勢的數據，在“開始”選項卡中，單擊“樣式”組中的“條件格式”按鈕，在彈出的下拉菜單中執行“圖標集”——>“四向箭頭(彩色)”命令，即可為數據添加相應圖標。

2.如果此時添加的圖標不能滿足需要，還可以單擊“樣式”組中的“條件格式”，在彈出的下拉菜單中執行“管理規則”命令，打開“條件格式規則管理器”對話框。

3.在該對話框中，選中“圖標集”規則，並單擊“編輯規則”。在隨即打開的“編輯格式規則”對話框中，設置具體的規則(如值的類型和大小)，以顯示不同的圖標。

　　技巧9 迅速製作專業圖表

Excel為用户提供了十分靈巧的圖表設計工具，能夠讓您快速完成專業的數據統計與分析，輕鬆製作出專業的精美圖表。操作方法：

1.選中某一個單元格區域，單擊“插入”選項卡，在“圖表”組中選擇“餅圖”。

2.隨即出現“圖表工具”，在“設計”選項卡中的“圖表樣式”組中可以看到很多專業的配色方案，任意選擇一款樣式。再從“圖表佈局”組中選擇第1種佈局，即可自動添加百分比標註。

3.若要設置餅圖上的標註文字，可以右鍵單擊任意一項標註文字，此時便會彈出浮動菜單(在Word和PowerPoint中也有)，它包含了最常用的一些命令，可以在此設置字體顏色和字號等。

以往要做出這種專業的精美圖表要花很多時間進行設置，而現在用不了1分鐘就能做出來。

　　技巧10 隨意編寫公式

Office全新的、面向工作成果的用户界面設計將最常用的命令放置在“功能區”中，用户可以在“公式”選項卡的“函數庫”組中快速發現並使用所需的函數，從而提高編寫公式的效率。但是某些長公式在表格中查看起來並不方便，為了使查看和編輯單元格中的長公式變得容易，可以通過以下3種方法來調整編輯欄中公式框的大小。具體操作：

1.要在將公式框展開成三行或更多行，或者將公式框摺疊成一行間切換，可單擊編輯欄末端的展開按鈕，也可以按【Ctrl】+【Shift】+【U】組合鍵。

2.要精確調整公式框的高度，可將鼠標指針懸停在公式框底部直到指針變為垂直雙箭頭，按住鼠標左鍵上下拖動垂直雙箭頭到您所需的位置，然後鬆開鼠標。

3.要自動調整公式框的大小以適應活動單元格中的文本行數直到最大高度，可將鼠標指針懸停在公式框上直到指針變為垂直雙箭頭，然後雙擊鼠標左鍵。

　　技巧11 按顏色對數據進行排序

幾乎人人都喜歡五彩繽紛的顏色，在文檔中合理、有效地使用顏色可以顯著提高文檔的吸引力和可讀性。如果能夠按顏色對數據進行排序和篩選的話，則是在快速組織和找到所需數據的基礎上錦上添花。使用Excel 2007，無論是手動還是按條件設置的單元格格式，都可以按格式(包括單元格顏色和字體顏色)對數據進行排序和篩選。下面就先來看看如何按顏色對數據進行自定義排序。

1.在“開始”選項卡的“樣式”組中，利用“條件格式”中的“突出顯示單元格規則”功能為任一單元格區域應用不同的單元格顏色和字體顏色。

2.單擊數據區域中一個單元格，在“編輯”組中單擊“排序和篩選”按鈕，在彈出的下拉菜單中執行“自定義排序”命令。

3.在打開的“排序”對話框中，指定主/次要關鍵字、排序依據和次序等，添加4個排序條件。單擊確定後，數據便按指定的顏色次序進行排序了。

　　技巧12 按顏色對數據進行篩選

在上一個技巧中，我們已經學會了如何按顏色來對數據進行排序，那麼如何按顏色來對數據進行篩選呢?彆着急，答案馬上揭曉。操作如下：

1.利用“開始”選項卡的“樣式”組中的“條件格式”中的“突出顯示單元格規則”功能為任一單元格區域應用不同的單元格顏色和字體顏色。

2.單擊數據區域中一個單元格，在“編輯”組中單擊“排序和篩選”按鈕，在彈出的下拉菜單中執行篩選命令，Excel便會自動為列標題添加自動篩選的下三角按鈕。

3.單擊“到期日期”列標題右側的下三角按鈕，在其下拉菜單中執行“按顏色篩選”命令，然後從右側的“按單元格顏色篩選”或“按字體顏色篩選”列表中選擇一種顏色，即可完成篩選工作。

　　技巧13 單元格樣式輕鬆設置

如果您想在一個輸入步驟中應用幾種格式，並確保各個單元格格式一致，可以使用單元格樣式。單元格樣式是一組已定義的格式特徵，如字體和字號、數字格式、單元格邊框和單元格底紋。通過Excel提供的內置單元格樣式，任何一個用户都可以非常便捷地完成格式設置工作。簡單操作如下：

1.選擇要設置格式的單元格。

2.在“開始”選項卡的“樣式”組中，單擊“單元格樣式”按鈕。

3.單擊要應用的單元格樣式。

此外，需要説明一點常識，單元格樣式基於應用於整個工作簿的文檔主題。當切換到另一文檔主題時，單元格樣式會自動更新以便與新文檔主題相匹配。

　　技巧14 確保始終能看到每一個表格標題

為了在閲讀長篇幅數據表格時更加方便，Excel中提供了一項非常實用的功能，只要將數據區域轉換為表格，在瀏覽表格數據時就可以始終清楚地看到每一個標題。

1.選擇要轉換為表格的數據區域，單擊“插入”選項卡。

2.在“表”組中，單擊“表”按鈕，打開“創建表”對話框，選中“表包含標題”複選框，點擊確定。

3.創建表格後，上下滾動該表格就可以始終看見表格標題，即原標題行出現在列標的位置上(當然光標要位於該表格中，拖動滾動條時才可看見列標題)。

分享一個小技巧，直接給普通的數據區域“套用表格格式”也可以把數據區域轉換為Excel表格。

　　技巧15 表格中數據彙總

在Excel中創建表格後，就可以獨立於該表格外部的數據對該表格中的數據進行管理和分析。通過在表格的結尾處顯示一個彙總行，然後使用每個彙總行單元格的下拉列表中提供的函數，可以快速彙總Excel表格中的數據。操作步驟如下：

1.單擊Excel表格中的任意位置，“表工具”變為可用，並會顯示“設計”選項卡。

2.在“設計”選項卡上的“表樣式選項”組中，選中“彙總行”複選框。

3.此時，在表格的下方顯示出彙總行，並在最左側的單元格中顯示“彙總”二字。

4.在彙總行中，單擊要為其添加彙總計算的單元格，然後在下拉列表中選擇所需函數，如求和、平均值等。

學會以上介紹的15招，相信你使用Excel的技能將迅速提升，處理各種表格更加遊刃有餘，在最省力的情況下，確保數據的準確性和美觀性。