2016年祕書資格考試的重要考點整理「二級」

離2016年祕書資格考試越來越近了，大家對二級的重要考點都掌握了嗎?以下是小編想跟大家分享了幾個祕書資格考試的重要考點，希望能對大家有所幫助。

一、辦公室佈置的原則

採用一大間辦公室，對於光線、通風、監督、溝通，比採用同樣大小的若干辦公室為優。使用同樣大小桌子，可增進美觀，並促進職員的相互平等感。使同一地區的檔案櫃與其他櫃子的高度一致，以增進美觀。採用直線對稱的佈置，避免不對稱、彎曲與成角度的排列。工作流程應成直線，避免倒退、交叉與不必要的文書移動。相關的部門，應置於相鄰的地點，並使性質相同的工作便於聯繫。將通常有許多外賓來訪的部門，置於入口處，若不可能時，亦應規定來客須知，使來客不干擾其他部門。將自動售貨機、噴水池、公告板置於不致引起職員分散心力及造成擁擠之處。應預留充分的空間，以備最大的工作負荷的需要。

主管座位應位於部屬座位之後方，使主管易於觀察工作地點發生的事情。使全體職員的座位面對同一方向，不可面對面。自然光應來自桌子的左上方或斜後上方。避免在總辦公室相鄰之處設私人辦公室，因其切斷總辦公室的自然光線。勿使職員面對窗户、太靠近熱源或坐在通風線上。採用屏風當牆，因其易於架設，且能隨意重排。可採用平滑或不透明玻璃的屏風，可提供良好的光線及通風。裝設充分的電插座，供辦公室設備與機械之用。將需要使用嘈雜設備與機械的單位，設於防聲之處，以避免干擾其他部門。常用的設備與檔案，應置於使用者附近，切勿將所有的檔案，置於死牆之處。檔案櫃應背對背放置。考慮將檔案櫃放置於牆角的可能性。倘可能時，應設休息處，作為公餘休息、自由交談及用午膳之所。供應便利充分的體息設備。對未來的變化應加預測，使佈置易適應變化。

　二、開設閲覽室

開設閲覽室是指檔案館(室)在特定的.場所開闢閲覽室，直接向用户提供信息的一種服務方式。

開設閲覽室必須具備一定的條件。

(1)人員條件。檔案閲覽室的工作人員應具備較強的業務能力，瞭解所藏檔案的成分和位置，熟練掌握各種檢索工具，能協助用户滿足其利用需求。

(2)物質條件。閲覽室應具備服務枱、閲覽桌、布告欄、目錄和資料櫃、監護設備和檢索工具等必要的物質設施。

(3)制度條件。檔案閲覽室必須制定閲覽制度，明確規定接待對象、閲覽範圍、閲覽要求及手續，以及其他相關事項。

閲覽室要具備借閲登記制度。由利用者填寫調閲單，檔案管理人員根據調閲單填寫情況，入庫調檔，取出所需文件，並在相應位置放上代理卡。

閲畢的檔案應及時歸還，認真清點。

三、辦公室管理工作簡化

1、辦公室工作簡化的目標

辦公室工作簡化的總目標是提高辦公室工作的效率。其具體目標主要有：(1)建立責任制，實行權責一致原則，減少相互推諉，相互扯皮;(2)將辦公費用降到最低;(3)建立最有效的文件批閲傳送程序;(4)縮減行政人員、辦公室空間和資金;(5)在準確的時間將準確的管理信息傳遞和反饋給高層管理人員;(6)保證辦公室管理達到自身目標。

2、辦公室管理工作簡化的意義

辦公室管理工作簡化的意義表現在：

(1) 它從整體上提高辦公室管理工作的效率

(2) 節省人力、物力和辦公開支

(3) 通過辦公室工作系統的測定分析，為上級管理者提供諮詢，幫助他們做好管理和決策

(4) 在全體辦公人員中灌輸“效率就是生命”的觀念，使辦公人員心中時刻有效率觀念

四、辦公室管理工作程序

1、辦公室管理工作程序的含義和內容

所謂辦公室管理工作程序，是指辦公室內按照一定模式制定的完成各項管理工作所需的步驟的總和。它或者是書寫、計劃、討論、收集、整理等一連串相關聯的有計劃的工作處理方法，或者是完成某一項工作的日程計劃。

辦公室管理工作程序設計的內容包括：確定事務處理的數量，組成程序的步驟順序及性質，為設計程序研究相應的方法、方式、技術手段，程序使用的最佳時間和空間條件;將程序用文字或圖表表述出來;設計統一程序等。

2、辦公室管理工作程序設計原則

3、辦公室管理工作控制的含義和內容

辦公室管理工作控制就是通過辦公室高層領導的指揮，使辦公室工作沿着預定的目標前進。

辦公室工作控制的內容主要有：(1)數量控制;(2)質量控制;(3)時間控制。