如何制定項目管理計劃大綱

取決項目成功與否的關鍵因素之一是，要有一個完善的項目計劃。那麼如何如何制定項目管理計劃呢?一起來看看!

　　步驟1： 向關鍵參與者闡釋項目計劃，並且探討其重要組成部分。

可惜的是，“項目計劃”是被項目經理誤解率最高的用語之一。 項目計劃並非一塵不變，它是一套能夠在項目週期中隨需而變的靈活文件。 它彷彿是一個路標，為項目的實施提供指引和方向。 它又如同一名行者，項目經理需要設定項目的時間跨度，用項目管理的專業術語來説就是制定項目計劃。 好比一名駕駛員在到達目的地的過程中會碰到道路施工或發現新路線的情況一樣，一名項目經理或許需要在項目進行過程中不斷進行糾正。

常見的一個誤區是把計劃與項目時間線劃上等號，其實時間線只是項目計劃中的一個組成部分而已。 項目計劃是整個計劃流程中的最重要的一個環節，因此它可以説是囊括了所有的計劃資料。 比方説，一個建造新辦公大樓的項目計劃就不僅需要包括大樓的規格、預算和施工期，同時也要包括潛在的風險、質量度量方法、環境影響等等因素。

一個項目計劃需由以下幾個部分組成：

基線： 基線有時候也被稱為績效評估，因為整個項目的績效是以此來進行評估的。 這其中包括了項目的三個起始點：規模、週期與成本。 它們是一個項目的基礎，同時也被用來決定項目是否按照既定的進度在進行。

基線管理計劃： 這其中包括了整個項目中各類文件的管理。

其它計劃流程中的環節還包括： 風險管理、質量、資源、人員和溝通。

　　步驟2： 分工與職責。

識別參與者-那些在計劃中或者計劃實施後能夠從中獲利的人-是一項挑戰，尤其是對於那些大型的、高風險、高影響的項目。 各個參與者之間極有可能產生在議程和需求上的衝突，以及在由誰參加這個問題上各執己見。 比方説，一個城市議會決定要建造一棟新辦公大樓的參與者名單就會與施工單位的名單有着天壤之別。議會所列出的名單中理所當然地包括了想要建造這棟辦公大樓的開發商，施工單位，需要一座城市公園的公民，研究環境問題的顧問，還有市議會本身等等。 而一個施工單位的視角範疇或許會小很多。 對於項目經理來説有一點非常重要：必須有一個由哪些人來完成哪些工作，以及每一名參與者需要作出哪些決策的明確協議。

　　步驟3： 擬出一個範圍説明。

範圍説明或許是項目計劃中最重要的文件。 它一般是用來獲取參與者對於項目定義的批准。 它是從發起人和其他參與者那裏獲得認同的基礎，同時也降低了錯誤傳達的機率。 該文件極有可能在項目週期中進行增刪或變更。範圍説明應當包括：商業需求和商業問題(項目目標)，列明哪些問題會在項目完成後得以解決(項目收益)，以及項目所規定的範圍，羅列出項目關鍵環節中所包括的或排除在外的交付成果，以及符合這個項目規模和性質的實施方法與組成內容。

它可以被當作為一份項目經理與發起人之間的合同，而只有在發起人批准的前提下才能進行變更。

　　步驟4： 開發項目基線。

範圍基線。 一旦交付成果在範圍説明中被確認，它們就需要被具體落實到每一個工作分解結構(WBS)中去。 範圍基線包括了項目所產生的所有交付成果，從而明確了所有必須做的工作。 這些交付成果必須被包含在內。 比方説建立一棟辦公大樓則需要包括關於大樓本身，影響研究，地址推薦，區域規劃等等與之有關的交付成果。

週期和成本基線。

1. 從範圍基線中識別每一個交付成果所需產生的事項與任務。 任務清單的明細有多少取決於很多因素，包括團隊經驗，項目風險和不確定因素，規格的明確度，所預期的.認可範圍等等。

2. 識別每一項任務所需的資源。

3. 預估完成每一項任務所需的時間。

4. 預估每項任務的成本，採用平均小時率來計算每一項資源的應用。

5. 權衡資源限制，或者每項資源能夠被實際投入到項目中的時間。

6. 判別哪項任務是與其它任務有連鎖反應的，並且制定關鍵路徑。

7. 制定時間週期，將所有的任務和預估都列在進度表上。 該進度表顯示了所選的時間週期(周、月、季或年)，哪些資源被應用於哪些任務，每項任務預計要花費多少時間，以及預估每項任務的開始與結束的時間。

8. 制定成本基線，即分時預算，或基於時間週期的成本。

要制定這麼一套流程並不是一蹴而就的。 在整個項目進行過程中，你將會不斷調整或重複上述的某些步驟。

　　步驟5： 制定基線管理計劃。

一旦範圍、週期和成本基線建立完成，下一步則需要制定團隊管理各種子計劃的步驟。 所有的這些管理計劃通常包括了用以改善基線的評估和批准流程。 不同類型的變更會導致不同的批准級別。 並不是所有的需求都需要在範圍、週期和預算中加以變更，但是一個流程需要研究所有的新需求來決定他們對項目的影響。

　　步驟6： 溝通

溝通計劃無疑是項目計劃中的一個重要部分。 該文件闡述了以下幾個方面：

項目中的哪些人需要哪些方面的報告，多久需要呈遞一次，用何種格式呈遞，用何種方式呈遞。

潛在的問題將以何種方式出現，何時會出現。

項目信息要儲存在哪裏?哪些人有權訪問這些信息。

哪些新的風險會呈現，需要採取哪些措施來防止。

採用哪些度量方法來確保項目的質量。

在發生不確定情況時需要存留哪些東西。

一旦項目計劃完成後，將它遞交給每一位關鍵參與者是十分重要的。 這種溝通應當包含以下內容：

評估並批准項目計劃。

變更計劃內容的流程。

隨後的步驟-執行並控制項目計劃，以及下一階段中關鍵參與者的分工與職責。

順利完成

制定一個明確的項目計劃耗時頗菲。 項目經理將有可能跳過計劃階段而直接進入到實施階段。 不管怎樣，一個在動身前制定旅行路線的行者通常比那些隨意漫步而繞彎路的行者更快的到達既定的目的地。 同理，花費一些時間來制定清晰的項目計劃的項目經理將能夠在通向項目成功的道路上獲得一個更明確的方向。