商務英語信函定義

引導語：隨着經濟和信息技術的快速發展,商務英語函電已成為對外貿易中不可缺少的組成部分，也是現代外貿活動中最常用也最有效的通訊手段之一。但是商務英語信函到底是什麼呢?下面就由YJBYS的小編帶大家一起了解商務英語信函的定義吧。希望能為大家帶來幫助。

商務英語函電在對外貿易中的作用

摘要：隨着經濟和信息技術的快速發展,商務英語函電已成為對外貿易中不可缺少的組成部分，也是現代外貿活動中最常用也最有效的通訊手段之一;它是一種行業英語,主要用於對外經濟貿易活動和社會活動中。如果沒有往來的貿易電函,大部分的國際貿易活動都不可能順利進行。因此,商務英語函電在對外貿易中的作用就是為雙方的溝通交流搭起的橋樑,準確而具體地傳遞雙方的各類相關信息。

關鍵詞：商務英語 對外貿易 商務英語函電 作用 通訊方式

一 、商務英語函電和對外貿易的概述

1、商務英語函電 商務英語函電是在對外貿易活動中以英語為載體而相互進行的商務函電往來;商務英語是一種有獨特語言風格的外貿專業用語。不同於一般的日常英語，它包括專業貿易用語、縮略用法等。眾所周知，英語是當今全球運用最廣的語言，因此英語成為對外貿易的主要用語，便稱為商務英語。商務函電是指在對外貿易中所使用的信函、電報、電傳、傳真、電子郵件等通訊方式。商務函電的種類包括：商洽函、詢問函、答覆函、請求函、告知函、聯繫函。從商務函電的具體使用功能來講，又可分為：來函處理答覆函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請函、聯絡函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。

商務函電的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務交流中有關事宜，三是聯絡與溝通感情。 商務英語函電也是公司與公司之間用以聯繫顧客的工具，在對外貿易中發揮着溝通買賣雙方的媒介作用;它涉及外貿業務中的各個環節包括建立業務關係、詢盤、發盤、還盤、接受、執行訂單、裝運、保險、付款、索賠等。在商務英語函電的寫作中應注意七個要素：完整、具體、清楚、簡潔、禮貌、體諒、正確;遵循三個準則：求同準則、委婉準則、德言行一致準則。商務函電的公函，其寫作格式有多種風格，有專業式、簡潔式和莊重式。函電格式自由化主要體現在信頭、呼語和信內地址等方面。隨着貿易雙方業務聯繫的增多與貿易關係的加強，彼此間的瞭解與溝通日益深入，有個人內容滲入公函的趨勢，這也促進了其格式的自由化。在商務函電的寫作過程中，除因格式自由化而變簡潔外,其語言運用方面也簡潔化了。一方面，函電中應省去那些客套、多餘的話語而直接指向磋商主題，主要是為了簡潔明瞭、便於閲讀;另一方面，電子數據交換、電報等用語及短句的使用，都使其語言風格簡潔化了。

2、對外貿易 對外貿易是特指國際貿易活動中的一國或地區同其他國家或地區所進行的商品、勞務和技術的交換活動。這是立足於一個國家或地區去看待它與其他國家或地區的商品貿易活動。有時也被稱為國外貿易。

對外貿易的分類：

1、按交易內容，對外貿易按商品形式與內容的不同，可分為貨物貿易、服務貿易和技術貿易。

2、按貨物移動方向，對外貿易可分為出口貿易、進口貿易、過境貿易、復出口與復進口貿易、淨出口與淨進口貿易。

3、按交易對象，對外貨物貿易可分為直接貿易、間接貿易與轉口貿易。

4、按運輸方式，對外貨物貿易可分為海運貿易、陸運貿易、空運貿易、多式聯運與郵購貿易等等，可以説形式多樣。

二、英語函電在對外貿易中作用

隨着信息技術、多媒體技術和網絡技術的發展，人類社會進入了信息社會，信函在業務交流中不再占主導地位，而是很大程度上代之以傳真、互聯網、電子郵件等更為迅速、方便、經濟的通信手段，但在信息內容和形式來看，其基本格式、表達方式和內容都沒有大的變化。可以説，傳真和電子郵件是一封用傳真或電子郵件方式投遞的信函。特別是隨着電子商務方式的發展，進出口商可在網上輕輕鬆鬆地發廣告、報價格、下訂單、籤合同、結貨款等。電子商務的應用，是提高國際貿易效率的最有效辦法之一。電子化、網絡化國際貿易是國際貿易的發展方向。據在外貿行業工作的人員介紹，目前的商務交流98%使用的是E- mail，其餘的是電傳，有時候會打打電話。 伴隨着世界經濟一體化步伐的加快，國際的商務合作日益加強。加入世界貿易組織後，我國與其他成員國的經濟交往日趨頻繁，對外經濟貿易和技術合作也得到了迅速發展。國際貿易不斷髮展，而外貿英語函電在當今世界貿易蓬勃發展之際，是國際商業交往中必不可少的手段，對外貿易的各個環節大多通過函電進行。從建立業務關係到達成交易、執行合同以及執行合同過程中的糾紛等，大都需通過函電解決。因而，現代國際貿易又被稱為“單據貿易”。在國際貿易的操作實務中，貿易各環節所有的交往函電都構成了重要的法律依據。特別是當產生貿易糾紛時，它有可能左右糾紛解決的結果。國際貿易越來越依賴於單據交換的過程，商務函電的`中心化作用也日漸明顯。

商務英語函電在對外貿易中的主要有以下的作用。

1、實現貿易的全球化 傳統的貿易通訊方式是個比較繁瑣的過程，有時還需要貿易雙方反覆進行多次的面對面的洽談和信息交流，而且貿易活動的開展很大程度上受到貿易雙方地理位置等客觀條件的限制。同樣也受到時間和空間的限制，不僅過程複雜，成本費用高，速度緩慢，並還存在很大的安全問題，容易丟失或毀損。 現代商務英語函電的迅速發展，為企業提供了進入國際市場的快捷通訊工具。外貿企業從此沒有地理區域的限制，可以在全球的範圍內尋找貿易合作伙伴和開展新的業務，並且可以隨時與客户進行交流信息意見，就不會出現貿易雙方洽談和信息交流上的不便;不論是歐洲的客户還是北美洲的客户一樣的高效便捷。這些都是信息技術和商務英語函電發展的碩果，實現貿易的全球化，企業就可以順利進攻外國市場。

2、促進對外貿易的增長 商務英語函電能促進對外貿易的增長。近年來，電話和傳真為跨國界的貿易伙伴提供了快捷的通信;有很多實例説明了這點，而電子郵件和一些先進的全球聊天通話網絡(MSN、Skype、黑莓)信息交換平台，進一步促進對外貿易的發展。有這些快捷的全球通訊方式做後盾，使許多中、小型企業紛紛進攻國外市場，尋找新的貿易發展機會並擴大貿易規模;與此同時也增加我國的進出口貿易額、推動經濟的增長。

3、提高對外貿易的工作效率、降低成本 商務英語函電還在對外貿易中起着提高對外貿易的工作效率和降低成本的作用。在對外貿易中，相關的信息可以通過商務函電快速地傳送給客户或合作伙伴;而不同傳統的通訊方式需要在漫長地等待客户的回覆，並且由於傳統的信函、電報等是以紙文件傳送信息，會造成有大量相關的資料文件和單據需要進行整理、分類並存檔。這樣使得工作效率非常低，既費時又費力。現代商務函電被廣泛使用以來，“紙單據”的使用就逐漸減少，工作量也隨之減輕;換而言之，對外貿易的工作效率提高了並減低了成本，尤其當外貿企業不斷髮展壯大時，企業管理成本降低的幅度就更加的明顯。

4、幫助企業獲得更多的新客户，加深企業與客户之間的聯繫 隨着網絡信息技術的快速發展、信息的全球化，商務英語函電也逐步發展起來，隨後傳真、電子郵件的出現並被廣泛使用，促使國際通訊方式更加的便捷。許多外貿企業可通過他人介紹得知潛在客户的聯繫方式後，便使用方便、快捷、可靠的現代商務英語函電與他們在短短几分鐘內，長則幾分鐘內取得聯繫。然後可以進行詢盤或相關交流，如果順利就可以建立業務關係最終成為真正的客户。這樣以來企業的客户將越來越多，同時業務量也隨之增多，以便於企業進一步發展壯大。 同樣，外貿企業可以與已經建立業務關係的客户加深相互之間的聯繫。例如，當外貿企業業務員在執行合同時，出現任何問題或困難可立即與客户取得聯繫，並共同商議解決途徑使合同得以順利履行;另一方面，常與客户保持聯繫瞭解近況、加深感情在以後的合作裏就更加方便順利了。

三、評價商務英語函電在對外貿易中的作用

商務英語函電已經是對外貿易中的重要組成部分，主要為貿易雙方的溝通交流搭建橋樑、準確而具體地傳送雙方的各類相關信息;它起着溝通買賣雙方的媒介作用並涉及到對外貿易的各個環節。商務英語函電在對外貿易中有促進、輔助的作用。促使對外貿易全球化、促進對外貿易的增長、提高工作效率並降低成本、還能使企業及時與客户溝通信息和獲得新客户等。 我們見證了商務英語函電的逐步發展，從信函、電報、電傳到傳真、電子郵件的發展過程;它越來越完善，既方便快捷又便宜;但是現代商務函電依然存在一些安全因素，從而造成一些負面的影響和作用。在使用電子郵件時，可能會有“黑客”利用自己掌握的電腦系統，到未經授權的情況下訪問計算機文件或網絡、竊取他人的機密數據資料;在傳輸信息中被中斷或存在一些潛在的軟件缺陷和安全疏忽，還有計算機病毒會破壞系統文件資料;因而在使用網絡傳輸信息(如電子郵件)時要多關注安全問題，可以設定密碼來保護客户信息或機密資料。在信息技術迅速發展的同時應善於發現它可能存在的安全因素並儘可能地完善它。

四、展望

商務英語函電在對外貿易中還有很大的發展空間;相信只要通過全球人民的共同努力，商務英語函電的發展必定會比現今的電子郵件傳輸速度還快幾倍，並且安全係數也會相應加大。相信在不久的將來商務英語函電會被全球的大小企業甚至個人廣泛使用，並真正實現信息全球化，商務英語函電將會成為對外貿易中不可或缺的一部分。