學生會辦公室的工作內容

一、文件的收發與存檔

1、文件的收發

當辦公室值班人員收到文件時，須向送達文件人員仔細詢問文件的有關信息。詢問的信息包括文件來源，數量，文件的內容以及其他內容。並在值班記錄本上做好詳細記錄，必要時通知相關人員，然後進行存檔。

2、文件的存檔

(1)文件的存放

為確保文件的完整以及查閲文件的便捷，必須嚴格，認真的按照文件存檔規範進行分類存檔。

(2)文件的核對、整理

已存放好的文件，每星期要進行一次核對、整理工作。核對時，依照文件夾所附的記錄紙上文件的排列順序逐一查對。若發現缺少文件，則加上相應的文件。若有文件沒有在記錄紙上登記，則補上記錄。文件整理主要是針對破損情況的文件進行修復，以及對放錯位置的文件重新放置。

(3)文件的清理以及銷燬

由於一些資料已經喪失使用價值，若全部保留會影響其他文件的存檔，因此，必須每月進行一次文件的清理以及銷燬。

二、辦公室日常物品管理

1、辦公室內部的物品管理原則

認真的妥善的保管好辦公室的物品，不定期的對物品進行清點、登記以及維護。

2、學生會物品的領取與外借的管理辦法

學生會內部的其他部門因活動工作需要領取物品時，須在辦公室值班記錄本以及物品使用表上登記，並由辦公室主任或值班幹事簽字同意方可領走。

學生會內部其他部門若要借用需要歸還的物品，如音響、桌子、展板等，須經辦公室主任知道，在借用物品時做好登記，並註明歸還的時間。如果沒有按時歸還，在組織部的考核中對其部門的主要負責人進行追究責任;如果物品在借用的過程中損壞或者丟失，其責任自己承擔。

學生會以外的其它單位(各學院或者校外的單位)如要借用物品，需要由單位領導開出申請，然後經校團委老師審核同意，再由辦公室核對借用的時間是否與學生會內部的使用相沖突，在借用物品時，登記好使用期限及歸還時間，同時需要抵押重要證件(身份證、學生證等)、相應的押金等。如果沒有按時歸還，根據物品的價值收取相應的罰金(以天為單位);如果在借用期間物品損壞或丟失;按原價賠償。

三、物品採購與經費管理

1、各部門自行採購的流程：

各部門自行採購時向經銷商索要已購物品的正式發票或收據，單位註明是華東交通大學。其發票或收據由部門定期整理列出清單，標明每張發票的經手人，並由中心主席簽字，將發票交至辦公室主任，由辦公室主任審核報學生會主席團通過然後到團委統一報銷。

2、通過辦公室統一採購的流程：

各部門列出所需物品清單，並交至辦公室，由辦公室主任審核後報主席團通過送至團委老師審批，後由辦公室統一購買，各部門按照物品領取的流程到辦公室領齲

3、賬目的統計

辦公室將各部門所需報銷的賬目和集體採購物品所花銷的賬目統統記錄在賬本。賬本記錄所有的公費花銷和報銷的賬目，以及花費人、經手人。賬本由專門負責財務管理的辦公室副主任記錄管理，由辦公室主任和主席團監督審查。一旦入賬，不經審核不可隨便改動，其他人也不可隨便閲讀。

4、賬目的報銷

辦公室將以報銷的賬目，發給花費人，並作清楚記錄，其領取已報銷的經費後要簽字證明。

四、活動資料的整理與收集

1、活動申請

學生會各部門在舉行部門所主辦的活動前，要帶一份詳細的活動策劃書到辦公室領取活動申請表，在申請表上填好活動舉辦的時間地點，和需要申請的物品以及經費預算等。經辦公室分管物品財務的副主任簽字同意後再經辦公室主任審核同意，然後交至主席團審核，最後經主管學生會的指導老師審批。方可正常舉辦活動。

2、活動考核

在活動舉行期間，辦公室要通知組織部對該活動進行現場實際效果的考核，活動結束後三天之內組織部要把活動考核表交至辦公室存檔。

3、活動總結

舉辦活動的部門在活動審批後，攜帶審批過的活動申請表到辦公室換取活動總結表。在其活動結束之後，按要求填好一份活動總結表並附上一份詳細的活動總結書(活動現場效果、參加人數、出現的問題、如何解決問題、圖片資料、比賽結果、媒體報道等)，在活動結束後三天之內交至辦公室。

辦公室的工作人員在活動結束後儘快將活動申請表、活動考核表、活動總結表、活動總結書全部收集整理好，確認無誤後存入檔案。

五、內部的協調與對外的接待

1、內部活動的時間和物品使用的協調

辦公室在瞭解了各部門的活動時間和活動的地點的基礎上，審核各部門舉辦活動的時間和地點有沒有衝突。如有衝突需要及時想辦法做出調節，和相關部門的主管共同商量協調。

在物品的使用上要作好分配，及時準備好活動需要的物品。在其他單位的活動借用物品的時候和學生會內部的活動使用物品上相沖突的時候，要先考慮我們學生會內部的`活動優先。我們學生會內部的一些活動如果有衝突的話，要以舉辦時間早的活動優先。如果舉辦時間上相同，要以活動的重要性來確定優先者。

2、各部門之間關係的協調

作為一個負責內部協調的部門，辦公室有必要，適當的搞一些有助於內部聯誼的活動，比如球賽，交誼舞會等一些友誼性質的活動，來促進學生會各個中心與中心之間各個部門與部門之間的相互瞭解和友好往來。

對於一些活動需要兩個或多個部門共同舉辦，辦公室要作好其分工的合理性的協調。

3、會議記錄及對外的接待

辦公室要作好學生會內所有重大會議的會議記錄，以及全校主席團會議的會議記錄，並存檔。對於外來的單位要予以接待，並作好座談會的會議記錄，並存檔。

六、值班表的安排

值班時間按季節共分為兩種。

冬季：週一至週五下午4：30至6：00，晚上7：00至9：00；

夏季：週一至週五下午5：00至6：30，晚上7：30至9：30。

每次安排兩人值班，值班人員要嚴格按照值班時間值班，在值班的時間裏值班員不可擅自離開崗位，不可早退或遲到。如有原因需要離開，或者不能按所安排的值班時間值班，要及時告訴辦公室主任，由辦公室主任做出調整。

在值班的過程當中，值班人員要在值班記錄本上記錄下在值班時間內所發生的所有事情。所有的物品領取要按需發放，不能隨意領取，要了解使用情況和使用目的，並查清楚有沒有重複領取，方可發放。

對於價值較高的物品(音響的全套裝備、桌子椅子等)不可擅自發放和借出。如果是不確定的東西一定要問清楚辦公室主任。

在搞好日常工作的基礎上，辦公室值班的人員要對辦公室進行衞生的打掃和物品的整理，收進的材料要及時的整理好收集齊了之後要及時存檔。發現有缺失或未交的材料要及時向有關部門的主管催交。