人力資源管理可以簡化處理的工作

哪些人力資源工作可以簡化處理?當然，咱們在想着簡化的時候也就是在想走捷徑，走捷徑不可恥，可恥的是你自己想走不好意思走還仇恨別人走捷徑。

　　分析與整理工作

首先進行自我工作分析，將自己平時要做的事件進行梳理，從幾個層次繼續下去,先來看圖。

我們現在來解釋這張圖。首先我們將自我工作分析按時間性先進行一次梳理，會形成一張年度、季度、月度、每日、因某類事件會促發、偶發等事件。列明這些事件以後，我們再一一把上圖中右邊最後一列的那些要素都梳理出來，這時候我們對於每一起事件為什麼要做，要做到什麼目標才行，事件會產生什麼結果，這個結果會交給誰，這個事情是不是獨立的還是還有別的責任人，當然還有事件是不是具備法律風險等都會清晰起來。

接下來，你再把同類的進行合併同類項。如果是為了同一個目標，事件責任人也是相同的人，而事件結果呈現的也是同一類人，同時也都沒有什麼法律風險，那麼請問，你為毛不能合併起來，把兩件事情合併成一件，去掉相同的部分，留下不同的部分不就結了?或者説某些不是事件使用更便捷的方式去完成?

舉例來説：

1、例如辦公用品需求確認，這件事情的時間性是“每月一次”，或者“每季度一次”，而且與法律風險無關，同時也不是非要單獨執行的一件事情，那麼是否可以用OA流程去完成，而不是非要通過什麼紙質的走完?你要説領導不同意花錢，那像釘釘這樣的免費OA功能多了去了，都是全免費。這就只需要花5分鐘時間發起一個流程就可以完成。

2、根據事件必要性來進行判斷，舉例：例如《應聘登記表》《入職登記表》這兩件事情能不能簡化?如何簡化?我們來看這幾個維度：事件責任人均為“新入職員工”，事件結果為“完成表格”。能不能簡化?如何簡化?我通過分析發現不能，我們來看分析：

(1)《應聘登記表》主要為在面試之前就要了解清楚企業想要了解的全部事件，與簡歷並無重複，因為應聘登記表裏的內容可以包括簡歷，但不僅僅是簡歷內容，更多還要有更豐富的企業必須要了解的內容，全部的工作經歷與每一段工作的證明人、是否有本單位的推薦人、家庭背景(非家庭成員聯繫方式)、是否與前一家企業有競業協議、是否有特殊技能、是否能接受公司內職務調整等。這些在簡歷中肯定是不太可能註明的，而這些又是在面試的時候也就是錄用之前就必須要了解的信息。當然最下面的聲明例如本人所填寫的地址為郵寄送達地址，本人承諾所填內容均屬實，本人與公司建立勞動關係時已與原工作單位解除勞動關係並願意接受背景調整等等。通常應聘登記表是不需要審批的，只是要做為員工的檔案之一，因此必須要有員工本人親筆簽名和聲明。那麼這個想要簡化也比較難簡化。

(2)《入職登記表》主要是新員工已經確定錄用了，企業還要更深層次的瞭解的信息，例如緊急聯繫人、家庭成員聯繫方式等。通常情況下入職登記表也是員工二級檔案中重要信息之一，因此在某種情況下，完全可以把審批流程加入入職登記表裏。【合適沒有使用電子OA的企業】在員工填寫完入職登記表以後，由HR補充完整一些崗位信息、試用期相關信息等再一起交由領導審批。如此一來就是將工作進行了簡化，某種程度上也算是一種捷徑。

3、有些同類事件是否可以考慮將責任進行分解?

我見過不少的HR，一旦企業重視起人力資源管理以後，就感覺自己成了“丞相”恨不得事事都放在自己部門，什麼都掌握在自己手裏。 事必躬親，當然有沒有分析過這個最終有原因?加大自己在領導面前的價值感啊。

舉例

現在好多中小企業的薪酬是放在財務發放，但是高速發展以後不少企業老闆都覺得應該請專業的人力資源來管理。前幾天就有一位也在深圳的小夥伴與我閒聊起這個話題。她剛進入到一家公司，之前薪酬發放都在財務。她剛到這家企業2個月。於是我問她，你要把這事件拿回來的目的是什麼?原因是什麼?你現在忙到什麼程度?那位小夥伴告訴我，一共三個人，行政人事都做，全國大約200人左右。我説那你忙的過來嗎?説挺忙的。OK，那你這麼着急的把做工資這件事情又拿來做甚?有人為你做你應該做的事情有何不好?聽到這樣的話她有些迷糊，不是您説專業的人做專業的事嗎。咱們不應該嗎?我説，你的目標是讓老闆認可你的專業，你要證明的是你的專業能力。那麼重要的就是將現在沒有分開的薪酬結構進行合理性的劃分，幫助企業降低用工風險，幫助部門負責人解決現在部門內留人、育人方面最需要解決的問題，同時把精力放在降低用工風險，規範員工手冊等，你説你非把做工資表這種吃力不討好的事情拽回來也沒啥用啊。

再比如説，考勤簽字表，為何非讓HR一個個找人簽字，為何不可以用分權的形式由部門負責人再到下一層主管去解決，HR負責回收及統計呢。

這段話看起來與題主的問題無關，其實是很有相關的。只有在能夠簡化掉一些基礎事務性工作的基礎之上，你才能更好的把你的精力給騰出來做些更有意義，更能體現你價值的地方。

　　觀點總結

1、可以簡化的工作必須簡化。因為只有簡化了你才能把你80%的精力騰出來去做更重要的事情。尤其中小企業的HR，最困擾的就是找不到發展方向，找不到自我存在價值。很大一部分原因就是因為看起來更加瑣碎的事件已經讓你無法分神。

2、如何簡化。通過自我工作分析，如同上文中的圖你將每一種事件都進行分解，嘗試將可以分類，可以合併，可以簡化，甚至可以縮減一些事項，同時合理的利用一些手邊工具，當然還有合理的'進行分權分責。讓你們企業的部門負責人學會非人力資源部的人力資源管理就可以讓HR事半功倍。

　　補充

為什麼要走捷徑?為什麼要簡化工作，簡單的説為了實現某種目的。懶人創造汽車是為了不走路，把在路程上的時間用在真正要解決的事件上。因此簡化工作是為了加快效率與做更專業角度的事情。

　　1、 思考你的客户需要什麼

這也就是經常我們説的，不懂運營不懂業務的HR永遠都紙上談兵。到了企業兩眼一抹黑，結果做啥都落地執行不下去。最終為了讓自己看起來更忙，只能去把一件事情拆成兩件事情做，讓自己週報裏看的更好看一些。因為事情太少了領導會認為你沒幹活!!你把能簡化的工作簡化完了你去想想你的內部客户想要的是什麼?你一去就做這個制度那個制度是人家要的嗎?你上來就去搞考勤制度一來就去大改績效是你的客户要的嗎?簡單的説，把你放到某個崗位上去你能馬上幹起來嗎?(寫代碼、畫圖這樣專業的咱們不談)。你能清楚瞭解每一個業務的流程與操作嗎?HR們，快醒醒!不要為了讓自己顯的很忙，天天把一大堆沒有意義的事情拿在手上。更貼近業務的想想如何做價值鏈分析，如何做運營。現在運營部門想要如何，現在研發部門想要解決什麼問題。這才是體現你價值的地方。這就是“順水推舟”會更快的道理。

　　2、學會總結

任何一項工作都離不開計劃和總結，只有這樣，個人才可能有較高的工作效率和能力提升的空間。HR的工作很繁瑣，有很多細微的工作容易被忽視，如果能抽點時間出來做個詳細的工作計劃，會給你減少不必要的工作麻煩。其實，做計劃也不需要多長的時間，只要半個小時，把想到的放在筆記本上就可以啦。除了計劃外，總結也是很有必要的。每當一項工作完成，你就要梳理它，哪裏做的好，哪裏還有待提高。久而久之，你的錯誤會越來越少。堅持計劃和總結，對部門和個人的工作效率都會有所提高。你會發現，你養成了一個好習慣，做事變得有條不紊，不會雜亂無章。

　　3、合理的安排時間

時間管理是很多人的軟肋，一天下來忙忙碌碌，卻不知道自己到底在忙什麼，沒有效率。每天十分鐘，把每週或每天的工作清單羅列出來，按照四象限分類，分清事情的輕重緩急。這樣一來，哪此工作迫在眉睫，哪些工作次之，就一目瞭然。工作分得清主次，有條有理，有法有章，才能更有效率。

　　4、加強與人溝通處事能力

有溝通就可以有協作，你一個人忙難道不能讓全部的人幫你忙嗎?HR有很多的時間都在溝通：面試人員、部門協調、員工勞資關係處理、各種會議。考核等等，學會如何有重點、有目的的有效溝通方法，增強自身的溝通能力，也是提升工作效率的有效方法之一。具體如何去增強自身的溝通能力，我建議你要多學習，多總結，察言觀色，尊重別人的意見。

　　5、接受新事物吧!學習新的專業知識和一些新系統

支付寶剛進入你們的世界的時候你們怕不怕?淘寶剛進入你們的世界的時候你們怕不怕?不怕你付了錢人家不給你們貨?不怕你的信息會外泄?支付寶全是錢，你沒怕過你的信息外泄?釘釘現在已經很火了，但是剛出來的時候有多少人不敢使用?你怎麼不説釘釘會泄露信息而不敢使用?別傻了，你又不是大牛公司，你又不是什麼國家保密局，人家要你們的信息做啥。Excle剛出來的時候大家也都怕，但是在使用完了認為真的是太高效率了，所以你們現在有幾個還打算盤?釘釘免費的呀，我們公司一直在使用釘釘，從董事長到基礎員工，全國全布241個地區，70多個城市，走流程全部走上面走，我們的內部制度寫着：公司重大消息使用釘釘進行全公司發佈。不然的話你説咱們走個流程那要走幾天?