辦公的技巧:Excel定時提醒不誤事

如果您從事設備管理工作，有近千台機械設備需要定期進行精度檢測，那麼，就得每天翻閲“設備鑑定台賬”來尋找“到期”的設備——實在是太麻煩了！用Excel建立一本“設備鑑定台賬”是不是方便得多？方法是：用Excel的IF函數嵌套TODAY函數來實現設備“到期”自動提醒。

首先，運行Excel，將“工作簿”的名稱命名為“設備鑑定台賬”，輸入各設備的詳細信息、上次鑑定日期及到期日期（日期的輸入格式應為“年-月-日”，如：2003-10-21，如圖1）。

然後，選中圖1所示“提示欄”下的F2單元格，點擊插入菜單下的函數命令，在“插入函數”對話框中選擇“邏輯”函數類中的IF函數，點擊[確定]按鈕，就會彈出“函數參數”對話框，分別在Logical_test行中輸入E2=TODAY()、value_if_true行中輸入“到期”、 Value_if_false行中輸入“" "”(如圖2)，並點擊[確定]按鈕。這裏需要説明的是：輸入的 "" 是英文輸入狀態下的雙引號，是Excel定義顯示值為字符串時的標識符號，即IF函數在執行完真假判斷後顯示此雙引號中的.內容。為了醒目，可在“單元格屬性”中將F2單元格的字體顏色設置為紅色。

最後，拖動“填充柄”，填充F列以下單元格即可。

我們知道Excel的IF函數是一個“條件函數”，它的語法是 “IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)”，具體地説就是：如果第一個參數 logical_test返回的結果為真，則執行第二個參數Value_if_true的結果，否則執行第三個參數Value_if_false的結果；Excel的TODAY函數〔語法是TODAY()〕是返回當前系統日期的函數。

實際上，本文所應用的IF函數語句為IF(E2=TODAY(),"到期","")，解釋為：如果E2單元格中的日期正好是TODAY函數返回的日期，則在F2單元格中顯示“到期”，否則就不顯示，TODAY函數返回的日期則正好是系統當天的日期。

Excel的到期提醒功能就是這樣實現的。