HR高效管理信息資料技巧

信息資料管理，包含人力資源部日常工作中所產生的紙質資料和電子資料。對紙質資料和電子資料進行處理的過程，形成了各種數據進而提高工作水平，信息資料處理最終會形成各種檔案或台賬。信息資料生成、收集、整理、存儲、檢索、彙總、分析、輸出等各項工作，形成了信息資料管理整條工作鏈，分佈在人力資源部工作的方方面面。

很多HR不重視信息資料管理工作，或者是不明白信息資料如何管理，導致在信息資料管理中花費了不少時間但卻不能提高工作效率或促進工作提高。

信息資料是人力資源工作中所產生的各種信息和資料，部門工作越多所產生的信息資料也就越多，一般來説包含員工應聘、入職、轉正、崗位異動、薪酬變動、績效考核情況、培訓情況、獎罰情況、考察情況、資質榮譽、合同協議、與保險相關等各種信息資料，也包含各種通知文件、數據調查、工作規範等其它信息資料。

　　(一)建立各種檔案

人力資源部建立哪些檔案並沒有標準的説法，説到檔案一般都會想到員工檔案，這只是其中一種檔案，還包括其它各種檔案。在實踐中可以根據公司的情況和工作的連續性、便利性來建立。

按照模塊和工作來分，通常可以分為員工檔案、培訓檔案、績效考核檔案、薪資檔案、招聘檔案、文件檔案等。其它各種信息資料儘量歸到幾種檔案中，不能歸集的將單獨建立一套檔案。如果考慮工作的便利性，可以把績效考核檔案歸集到薪資檔案中，這樣能節省一些工作時間，但涉及薪資保密的企業，或者績效工作和薪酬工作由兩個人完成且不能交給第三人整理檔案的，可以獨立來建檔。

如後備人才培養、各種員工滿意度調查、合同協議簽收單等資料，不能歸入上述幾種檔案的，可以單獨來建檔。

各種檔案的.編制，遵循不同的編制方法：

以員工作為檢索編制檔案的，如員工檔案。

以月進行編制檔案的，如培訓檔案、招聘檔案、績效考核檔案、薪資檔案等。

以年進行編制檔案的，如文件檔案。

以不定週期編制檔案的，如後備人才培養檔案。

不建議以部門進行編制檔案，因為人員在公司內部流動，會導致檔案資料查找麻煩。

　　(二)建立各種電子信息台賬

大多電子信息台賬是與紙質檔案相互對應的，如員工信息表、員工培訓統計表、招聘數據統計表、工資表等。日常工作中需要的數據，在電子信息台賬中查詢即可，非必要情況不必去查詢紙質檔案。

建立電子信息台賬，需要有檢索值。檢索值是每個台賬中對對象主體進行唯一性的編碼或者利用現有信息中的唯一性內容作為檢索值。如員工信息表以員工作為對象主體，可以以員工編號作為檢索值。員工培訓統計表以培訓班作為對象主體，可以對培訓班進行編號作為檢索值，如果和員工信息表配合，可以將全年員工培訓情況和內部講師培訓情況進行彙總。招聘數據統計表以應聘人員作為對象主體，對應聘人員進行編號作為檢索值，配合着部門崗位信息等，可以對各部門、各崗位、各層級的招聘情況進行彙總分析。工資表以員工作為對象主體，員工編號作為檢索值，但輸出時一般按照部門進行輸出，所以需要配合員工信息表來進行操作。同理，如考勤、績效考核、工傷情況等各種台賬，都需要有檢索值，在和其它台賬進行綜合信息查詢時，可以快速的得到自己的數據。

紙質檔案和電子台賬的建立和維護，同樣是需要精力和時間的，掌握了工作規律，工作會越來越效率。電子信息台賬的建立和檢索值的應用，各種工作數據可以進行交叉查詢和彙總分析，為工作的進一步提高提供數據支持。

有公司用E-HR系統，但E-HR系統不可能涵蓋工作的各個方面，需要用多種手段保證信息資料的保管與數據生成，千萬不能因為系統而把自己的工作侷限。