採購師如何降低採購成本
作為採購師，最關心的應該是採購的成本，那麼如何降低採購成本呢，下面我們一起來看看!
一、國際工程項目物資採購供應工作的特點
(一)技術性強
在國際工程承包的招標文件中，對適用於該工程的材料和設備等都有較詳細的要求。不同的類別、項目性質和諮詢公司的設計概念可能各不相同，採用設備和材料的標準也有差異。
(二)程序複雜
國際工程的物資供應程序和手續複雜，大致包括：計劃、初步選擇貨源、初步詢價、比價、推薦供貨商、報送業主或監理批准、談判及簽訂合同、辦理進口許可、開具銀行支付信用證、港口接收和商檢、辦理免税、清關、內陸運輸及倉儲、現場物資的調撥及管理。
(三)貨源廣泛
國外的物資供應渠道十分廣闊。同類產品有許多國家和多家工廠生產以及眾多的代理商經銷，質量和價格在不同品牌和規格下差異很大，給物資採購部門提供了競爭擇優的機會。
(四)價格影響因素多
國外的產品價格不僅與其型號、規格和質量有關，還將根據訂貨數量、交貨方式、付款條件及服務要求的內容不同而變化;同時，還受國際市場需求、幣值匯率變化等影響;甚至運輸方式及其費用、税率和保險等也都是不固定的。
(五)資信水平參差不齊
不同國家和不同廠商在資金、信譽、經營方式和作風等方面各不相同，有些大品牌廠商往往比較注重信譽，有些廠商或代理商則惟利是圖，缺乏誠信，容易出現交貨延遲、質量不滿足要求等問題，部分採購項目甚至嚴重影響項目的順利進行。
二、項目實際執行過程中出現的主要問題
國際工程項目的唯一性、特殊性和複雜性決定了在採購的每個環節都要謹慎，任何時候和任何條件下都不可掉以輕心。以筆者曾參與過的利比亞西部陸上管道工程建設項目為例，這是本企業第一個真正意義上的EPC 總承包工程項目，業主與監理嚴格按照歐洲標準進行管理，要求十分嚴格。在大量物資的採購供應過程中出現了以下影響採購成本的問題。
(一)採購過程中缺乏有效的信息溝通
1、與設計部門
項目開始之初，由於受設計文件批覆時間的影響，為了不影響施工進度，很多長週期設備的採購工作會提前進行，與供貨商簽訂定單有時採用的技術規格書和數據單是過程版文件，與業主批覆的最終版文件有差異，如果沒有及時對設計文件狀態進行跟蹤或與設計部門沒有進行及時的交流和溝通，就可能造成供貨商生產出來的貨物到達現場之後不滿足技術文件的要求，造成了貨物返廠或在現場進行改造。
2、與施工部門
一般施工是在項目所在國進行，而採辦工作多數時候是在國內完成，造成了施工與採辦的脱節，以至於出現了項目後期很多增訂材料的情況發生，增加了大量的運輸等過程費用。
3、與試運部門
在試運過程中往往需要相關設備廠商派出技術服務人員進行現場調試，如果與試運部門缺乏交流與溝通，往往會造成技術服務人員提前進場或者延遲，形成了技術服務上的大量資金浪費，也容易影響試運的順利進行。
4、與業主
與業主在理念、思維方式存在差異，交流溝通不是很順暢，經常會受到業主的`干涉與阻礙。如在進行供貨商推薦時，如果業主提供了VENDOR LIST的，往往會比較被動，一般會被要求儘量選擇清單中的廠家，會造成材料設備費用的增加;如果業主沒有提供VENDOR LIST的，我們在推薦供貨商時往往顯得力度不夠或資料不完整，很難被業主認可通過，造成了採購週期的加長。 轉貼(二)對供應商缺乏有效的管理與監控
國際工程項目中多數供應商為國外製造廠商或其代理商，受時間、地域以及人力資源的限制，無法進行貨物生產過程中的質量監控以及交貨進度的督辦。在利比亞項目上有很多采購的設備材料到達現場驗收之後不能滿足技術文件上的要求，造成了返廠修理或者重新訂貨的情況，增加了大量的採購費用;有些供應商在簽訂合同時會什麼條件都承諾，但在實際交貨時又會以各種各樣的理由延遲交貨。另外有些採購合同是與中間代理商簽訂的，中間代理商與製造廠商缺乏有效的信息傳遞，也會造成上述情況的發生。
(三)採購人員的綜合素質有待提高
目前國際工程項目採辦人力資源方面存在嚴重不足，受語言限制，有經驗的老同志無法參與國際工程項目的採購，現在多數為新畢業或工作幾年的大學生，項目管理及採購經驗不足，中間斷層局面嚴重。
三、加強項目採購管理、降低採購成本的建議
(一)制定合理的採購預算與估計成本
制定採購預算是在具體實施項目採購行為之前對項目採購成本的一種估計和預測，是對整個項目資金的一種理性的規劃。它不單對項目採購資金進行了合理的配置和分發，還同時建立了一個資金的使用標準，以便對採購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理範圍內浮動。
(二)加強採購部門與項目其他部門的溝通
雖然項目上每個部門都是相對獨立的部門，都有各自相應的職責範圍，但作為一個項目整體，各部門之間應加強協作與溝通，共同努力才能完成好整個項目的建設。建議在項目開始實施之後，設計、採辦、施工、試運的工作都應在項目所在地進行，並定期開會溝通採購過程中應注意的事項，爭取在採購之前儘量發現問題，儘早解決。
(三)加強對供應商的管理，實施供應商績效管理方案
正確地選擇、認證、考核、評估供應商，是項目物資採購成功的關鍵。應成立專門的部門建立管理制度，制定相關文件，對供應商進行管理與考核，主要包括嚴格供應商選擇標準和程序、項目結束後對供應商進行評價、堅持索賠制度、建立不同的供應商關係類型、加強FAT檢驗工作等幾個方面。
(四)充分利用互聯網來降低採購成本
在採購過程中經常會由於過多的人為因素和信息閉塞造成了採購價格過高或者質量低下，利用互聯網可以使採購人員及時瞭解市場信息，把握市場供求情況的變化，有效減少上述問題的發生，最大限度的降低採購成本。另外可以通過網上採購與網下送貨相結合的方式擴大采購市場範圍，縮短供需距離，簡化採購手續，減少採購時間，同時還可以減少人為因素的干預，從而降低採購成本。
(五)加強採購人員的成本意識，提高採購人員的整體素質
目前項目上的採購人員缺乏成本意識，認為只要能按時供應項目所需的設備材料，不影響項目的進度就算完成了採購任務，至於採購成本的高低沒有過多考慮。要確保項目盈利目標的實現，必須加強採購人員的成本意識，提高採購人員的整體素質。
