辦公室精細化管理實施方案

辦公室精細化管理就是以科學管理為基礎，以精、準、細、嚴為特徵，致力於提高管理水平、降低管理成本，提升管理效率的一種管理方式。

一、辦公室管理精細化的內容與要求

推進辦公室工作科學化、精細化的管理，需做好以下方面的工作：

1、定崗定責，權責對等。按照“定崗、定責、定標準”的要求，健全辦公室工作的責任體系。根據辦公室工作職能和流程，科學設置工作崗位。明確界定崗位職責，確定工作銜接的節點和程序，做到分工明確、各司其職、協調配合。按照局部功能最優化、整體功能最大化的要求，將各項管理標準具體分解到每一個工作崗位，形成崗位工作規範。

2、優化流程，保障有序運作。建立科學簡約、清晰明瞭的工作流程，是推進辦公室工作科學化、精細化管理的前提。要借鑑現代管理理論，健全和優化辦公室各項工作流程。要根據辦公室職能，建立信息調研，使各項工作均依流程運行。在流程設計中要做到目標明確，環節清晰，努力實現各環節間的“無縫銜接”，有機配合，信息共享，既相互促進又相互制約，既提高效率又減少出錯率。

3、實行考核評議，提高績效。要合理確定考核標準。對一些程序性、易於量化的工作，儘可能設計量化指標；對那些非程序性、主觀因素較強的工作，設計必要的定性評價的指標。要採取科學的考核方法。充分運用信息系統，自動選取並生成相關工作指標。對一些難以量化的指標，輔之以必要的人工方式，人機結合，提大學聯考核效率。通過考核對辦公室整體職能發揮情況進行全面評價。

4、完善制度，夯實基礎。要健全辦公室各個環節事務管理的工作制度，避免出現管理真空。要完善督促檢查制度，提高執行力。要對現行制度進行認真清理，保留合理的，補充必要的，廢止過時的，形成完善、管用、有效的制度體系。

5、強化保障，改進手段。依託先進的信息技術手段支持，實現流程運轉、工作評價的標準化、信息化、自動化，是推進辦公室工作科學化、精細化管理的必由之路。

三、做好辦公室管理精細化具體措施

1、日常管理工作。管理目標：使管理工作規範化、程序化、標準化、科學化，切實加強精細化管理。

根據單位實際情況，梳理，整合、修訂、補充各項規章制度，審核、編制單位對內、對外的公文。負責公文的承收、

登記、傳辦、存檔等。保證公文的時效性和處理的規範性，為領導決策和工作的開展提供保證。

（1）文件的制發。包括打印、審核、校對、分發單位下發的各類文件、通知、紀要、通告等。一般文稿由相關處室的擬定清樣，向辦公室申請登記，填寫發文登記表。

（2）公文處理。負責上級來文，登記、送閲、審籤後分類存檔。省市其它部門及下屬單位來文，登記、籤批後送主管領導閲示。

2、檔案管理。管理目標：檔案管理流程清晰、規範，提高辦公效率，確保檔案的安全性及延續性。

（1）對收發文進行分級、分類、編號登記管理。

（2）對檔案的調閲、借用要按照文件密級規定，實行嚴格的審批、登記、回收管理。

（3）電子文檔和紙質文檔同時保存，其它影音資料重點保管，做好安全保護工作。改善檔案室管理條件，引進“檔案電子管理信息化”管理軟件，提高科學化、精細化、信息化管理的能力。

3、會議通知及業務接待。管理目標：及時、準確、高效。認真做好各類會議的通知、會場安排、會議文件印發、

會議記錄等。保證及時、準確，不出差錯。做好業務接待工作。負責聯繫各類參觀、學習、考察事宜。及時完成領導督辦事項，以及督辦完成情況的反饋。

4、辦公耗材管理。管理目標：降低辦公成本，杜絕浪費現象。對於紙張的使用進行嚴格控制，領用時要造冊登記，在不影響工作要求的前提下可將紙張二次使用。對其他單位部門借用打印、複印的情況，需經相關領導審批後，方可登記使用。

5、加強信息管理。目標：上傳下達，重質量，講時效，為發展決策，提供良好企業窗口，樹立企業形象。完善單位網站管理。在現有網站基礎上改進版面，增加欄目內容。恢復單位原有OA辦公自動化系統。運用收發文信息管理系統管理辦公室收發文件。

6、車輛調度管理。目標：有效使用車輛，合理控制費用。運用“三秦通”等交費系統有針對性地採取交費的措施，達到不斷優化的效果，降低車輛費用。

（1）集中管理，合理調配。嚴格按派車單安排車輛，並記錄備案。派車單先由用車處室填寫清楚用車時間、地點、事由、預計用車時間等，由主管領導審核簽字，交車輛主管派車，杜絕公車私用。

（2）在用車空閒合理安排好車輛的加油、保養、清洗等事項，保證車輛的最佳運行狀態。

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