高效採購的四個方面

採購費用的下降對提高利潤率有何等巨大的潛力。除了降低成本增加利潤以外，採購對企業還有兩個重要的作用：一、保證產品質量的關鍵。優質的輸入保證優質的產出;二、增強競爭力的重要手段。與供應商結成戰略聯盟的關係，共同開發新材料，強化供應鏈管理，降低庫存，保證到貨的及時性，從而取得競爭對手所不能具有的競爭優勢。

由於採購對企業效益有如此之大的影響，那些在採購實踐上實行嚴密管理，不斷創新，與合作伙伴建立起良好關係的企業，無疑贏得同業的尊重，被視為採購管理的領先者。目前國內的大多數企業，在採購管理上還沒有成體系的管理模式，還是粗放的管理方法，很不利於提高競爭力。最常見的缺陷是沒有集中採購。

要改變這種狀況，必須建立起行之有效的採購管理機制。埃森哲在為客户提供供應鏈諮詢服務的過程和對《財富》500強企業的調查中，發現採購績效優異的公司，在以下四個方面有獨到之處：

　　一、建立統一的測評機制

在大多數企業中，ceo和負責採購的副總或其他高層主管，對採購業績各有自己的評價標準。在某種程度上，這屬於正常現象，因為企業的高層管理人員，總有一些與所擔任的職位相聯繫的具體目標，而對不同的事情有不同的優先考慮順序。很多公司都要應對這種採購評價標準的不連貫狀況。在這方面走在前面的公司，ceo和採購主管使用同一個平衡記分卡(balancedscorecard)來評價績效，以便使每一個人都能夠以大致同樣的方式理解採購信息。縱貫全公司的平衡記分卡幫助各個不同的業務部門調整它們處理業務輕重緩急的順序，制定目標和期望，鼓勵有利於業務開展的行為，明確個人和團隊的責任，決定報酬和獎勵，以及推動不間斷的改進。圖1是一張採購管理平衡記分卡的示例：

　　二、積極的領導作用

有眼光的採購領導的第一件，也是最重要的一件任務，是確立全局的採購策略。一般而言，這個策略應該圍繞企業如何採購物資和服務，提高績效水平，來規範業務實踐、政策、優先考慮的事情和做事情的方法。其中最重要的一點，是要把採購和整個供應鏈管理結合起來。

　　三、創造性地思考組織架構

採購業務做得好的公司，最常用的組織架構形式是根據同類物品劃分組織。這種架構使公司可以在全局範圍內聚合採購量，並且有利於集中供應基地。按同類物品劃分的組織架構也有利於採購人員發展深入的行業、產品和供應商知識，並且學會怎樣用同一種聲音與供應商對話。但是，這種方式也有不足之處。例如，因為要與公司內跨不同事業部的內部客户打交道，協調和合作可能比較困難。地處一隅的用户可能會覺得自己離供應商的選擇和管理流程太遙遠，因而可能會禁不住想獨自與外界的供應商發展和保持關係.

為了應付這種挑戰，有些公司嘗試集中發展採購知識，例如招標、合同、談判、服務等，這些知識成為採購優化中心(centers　ofex　cellence)。在公司內部，這些知識能幫助增加地方用户的接受程度，降低發展關鍵技能所花的時間和資源，並且有助於在分散的採購環境中培養符合法律和道德規範的行為。

　　四、全企業範圍內的整合

為了讓有效率的、從企業出發的`採購理念取得優勢地位，領先的公司常常依靠覆蓋全企業範圍的採購團隊。這些團隊的成員包括採購、工程和產品開發的代表。不定期的，會有財務、銷售、分銷和it的人員參與。這些團隊一起決定策略採購優先考慮的事項，設計物料佔有成本模式，發展品種策略，並設計供應商選擇標準。

對於大多數的公司來説，在採購方面要取得好的業績，需要有改變採購能力的意願。在這些方面做出改進，其效益是明顯的。例如據《市場報》報道，河南正龍食品有限公司，僅僅是採購部門實施了零配件採購公示制度，每週對零配件供應商的名稱、採購數量、價格公佈一次。使實際使用這些零配件的管理人員，技術部門和工人對不同供應商的產品進行比較，並將意見反饋到採購部門。設備維修費就從每月8，000元降為4，000元。

美國一家生產賀卡和其他禮儀產品的公司。其下屬機構一直是各自獨立運作，缺乏集中採購的功能。後來，公司制定了採購管理的遠景目標和改變採購能力的規劃。新的採購機制注意平衡全球戰略和本地實施，提高配合優秀供應商和執行戰略採購合同的質量以及通過招聘、培訓和提供恰當的工具等改善採購人員的工作績效。結果在2002年，公司節省了3，200萬美元的採購費用。