高校採購管理規範化的辦法

高校物資採購管理工作具有較強的行業特點，但高校採購工作也應得到重視，並不能只靠管理者的道德和自律來維繫。要通過管理制度的完善、科技手段的配合、複合型人才的培養，構建完整的高校採購管理工作監管體系，將規範、高效有機結合，為高校的教學、科研工作順利開展創造條件。

　　1 高校物資採購的特點

高校採購管理具有采購對象特殊、資金來源有限、項目進度受限、專業人員匱乏等特點。客觀條件決定了高校的採購管理工作有別於其他行業部門，具有鮮明的行業特色，這為高校採購管理工作提出了更高的要求[1]。高校採購管理的具體特點包括以下幾個方面：

(1)高校承擔着教學、科研等多重任務，決定了高校的採購管理具有多面性。科研類物資專業性強，多伴有研發設計，競爭範圍小，採購範圍、採購數量很難形成規模，採購涉及面窄。教學類物資大部分為基礎應用，對設備的可靠性、通用性要求很高，採購數量巨大，採購涉及面廣。

(2)高校為非盈利部門，主要依靠政府投資、社會共建等渠道獲得資金。雖然近些年政府、社會對教育、科研工作的投入不斷加大，但高校所能支配的資金有限，如何充分利用有效資金，發揮其應有的作用，將是高校物資採購管理的首要任務。

(3)相對於社會企業，高校行政機構複雜，組織結構層次多，多數高校存在多個管理部門共同參與採購管理，或按照不同職能範圍分別進行管理，缺少統一的協調管理部門。物資採購是具有較高技術要求的市場行為，需要具有一定專業背景的專職人員。高校採購管理部門缺乏具有專業背景的人員，而作為設備使用人員的廣大教職工，更是缺少採購相關知識。

　　2 高校物資採購的基本流程

高校物資採購可劃分為四個相互銜接、相輔相成的基本階段。

2.1 計劃制訂

申請財政性資金之前，需要制訂資金執行計劃，具體由項目負責方根據部門科研、教學需要，制訂相關申請項目執行計劃。

在計劃制訂過程中，由於項目執行計劃申報時間集中，多數高校採用先分散後集中申報的方式。項目執行計劃集中彙總後，由管理部門審核，形成統一意見後，上報決策層進行最終審議。在高校項目計劃制訂階段，需要經過多層審核，但最終的執行計劃仍可能存在預算不合理、執行進度不明確等情況。

2.2 資金分配

高校財政性資金有統一的分配規劃，一般由統一的部門進行管理，總體負責學校資金分配。具體項目由各院系按照本部門的實際需求進行申報，申請資金支持，經過管理部門申報立項後，確定資金來源及分配比例。

近幾年，高校可支配資金迅速增加，相關的機構和機制卻沒有健全，出現了行政機構複雜，組織結構層次多的問題，多數高校存在多個管理部門共同負責項目的審批立項，缺少統一的協調管理部門，有限的資金不能發揮關鍵作用。同時，高校對資金使用情況沒有相應的跟蹤和評價機制，重投入輕使用。多部門管理和申報容易產生管理間隙，影響項目的實施效果。

2.3 採購執行

物資採購階段為高校採購管理中的重要一環。高校相應採購管理部門根據不同的採購規模，採用不同的採購模式。

目前，大多數高校採用多樣的採購方式，具體包括項目執行方自購、項目執行定向採購、管理部門組織校內招標採購、管理部門聯合上級管理部門進行校外招標採購。不同的採購方式，需要辦理不同的流程，學校的介入方式也不同。採購流程不規範、個別採購項目學校介入不夠、採購伴有隨意性、不能按照相關規定履行程序等現象普遍存在，可能造成項目執行不受學校控制[2，3]。

2.4 驗收建檔

物資採購完成後，將涉及物資的驗收、建檔、保管等一系列後續工作。這個階段是在按需採購的同時，保證採購的.物資得到妥善管理並能發揮其應有的作用的重要環節。

但由於高校採購途徑、簽訂的合同條款不同，設備驗收形式、驗收辦法不同，該階段的管理方式不盡相同，但都可能存在對驗收建檔等工作重視不夠的問題，使得驗收過程流於形式，不能真正發揮該階段的監督作用。

　　3 採購管理的風險節點

高校物資採購管理體系中心，可劃分為三個不同部分：項目執行方、採購管理方、校級決策層。三方相互依託、有機結合，共同完成高校的採購管理工作。物資採購管理體系中心在具體工作環節中，都可能出現問題。

3.1 執行方職責範圍內的風險節點

執行方作為採購項目的具體操作者，需要全程參與整個採購項目執行過程，出現問題的機率最高。應有相應的配套管理措施，採購管理工作的執行，不能僅靠執行方的道德和自律維繫。

(1)計劃制訂階段。由於高校採購設備的專業性、特殊性，決定了執行方的計劃制訂方案具有一定的權威性，在後續的審核及批覆階段通過的概率比較大。在採購管理方、決策層沒有充分介入的前提下，在計劃制訂過程中，可能存在計劃不合理、計劃與需要不符等情況，不能滿足實際需要。與此同時，受現行政策規定限制，項目採購計劃不能實時變更，這將在項目後續執行過程中產生不良影響，造成國有資產的浪費。

(2)資金申請階段。各執行方在沒有統籌規劃的背景下，容易導致資金劃分不清，形成多個利益小團體。如果執行方根據小團體利益，盲目追求小而全的物資配置，不從實際出發，最大限度地申請經費，很可能出現物資大量閒置的問題，造成在學校範圍內的資金重複投入或浪費。

(3)採購執行階段。如果缺乏嚴格的制度約束，執行方的權限將被無限放大，出現多種問題。若執行方採購流程不規範，有意無意使採購項目規避學校的監控，僅僅以完成採購項目為目標，將造成嚴重的國有資產流失。執行方本身對採購工作不夠重視或者缺少必要的專業知識，在採購項目執行過程中容易受限於供應商，不能掌握主動權;如果執行方不能很好地權衡性價比，將造成資金的浪費;不良社會環境對執行方也會造成影響，容易在採購過程中出現不正當行為，使高校利益受損。

(4)採購項目後期的協議簽訂、驗收、建檔等工作是重要的延續，許多工作需要依靠項目執行方開展。採購目的和要求都是通過協議來實現，執行方缺少必要的商務知識和重視程度，都可能造成不利於高校的條款出現，高校的基本利益很難得到保證;按照已簽訂的協議，購置的物資到校後需要驗收，執行方需要保證供應方按照技術要求交付貨物的同時，提供物資能夠發揮其作用的必要條件。執行方重視不夠或不掌握產品的基本參數及性能，將造成驗收流於形式，不能及時發現其存在的問題。

3.2 管理方職責範圍內的風險節點

管理方作為高校採購工作的管理和間接參與者，需要在全校範圍內對採購工作進行管理和規範，具體包括相關管理辦法的制度、各種操作流程的規範、協助和服務執行方完成採購項目。管理方將是風險防控工作的基礎，出現問題的波及面將是最大的。

(1)採購管理制度及操作流程規範是管理方的首要任務，不全面的採購管理制度和不合理的操作流程，容易產生管理間隙，嚴重影響高校採購工作的順利開展，甚至產生阻礙作用。沒有完善的管理制度和操作流程，高校採購管理無從談起。

(2)管理方必須面對的問題，是採購項目管理程度和介入方式，由於高校的採購管理具有多面性，科研類物資專業性強，多伴有研發設計，需要一定的專業背景，這造成管理方在採購項目計劃的制訂、資金分配等階段的參與問題，過多幹涉項目計劃的制訂，或對項目不能提出可行性建議，都會造成項目計劃不合理或執行難度高。同時在資金分配等涉及項目執行方利益的階段，如果管理方不能從高校利益出發，在全校範圍進行統籌規劃，合理分配資金，也會間接造成大量資金的浪費。在採購過程中，管理方為執行方提供方便的同時，不能堅守原則，將會放任各種問題的出現。在採購後續工作中，管理方如果不能發揮審核作用，為執行方提供必要的商務支持，高校的基本利益將很難得到保證。

(3)管理方是高校物資採購的組織者，當採購項目執行過程中出現違規操作甚至違法行為時，需要管理方具有一定的處理能力和秉公辦事的決心，這是維護學校利益的最後屏障。

3.3 決策層職責範圍內的風險節點

作為高校採購管理的決策層，是整個管理體系和管理思路的締造者，出現問題將是危害性最大的。決策層的管理思路與本校實際情況和相關法律法規匹配度，將是各項工作開展的基礎，直接影響高校採購管理工作。在具體項目執行過程中，對於執行方和管理方的組織和協調也是決策層的重要任務，高校採購管理工作需要校級決策層具有一定的領導智慧。

　　4 能夠採取的具體措施

加強高校採購規範化管理可以從制度建設、科技手段、人才培養等方面着手[4，5]。

4.1 制度建設

完善的管理制度和規範的操作流程是高校採購管理的基礎，是採購管理工作的根本。具體措施包括：審批和複議機制、配合和制約機制、績效和評價機制。

(1)根據學校實際情況，建立項目計劃兩級審批和複議制度，由執行方利用自身技術背景並結合實際需求，提出採購項目計劃，由學校管理方審核，對於大型、重點項目需要相關領域專家論證後，由校級決策層審核。在項目執行過程中，結合實際情況對項目計劃進行評估，根據執行方的反饋意見，通過管理方對計劃進行適當調整，保證設備採購計劃的合理性、有效性。

(2)針對採購項目執行中出現的各類問題，建立執行方和管理方之間相互協作、制約的監督機制，能夠有效避免採購問題的出現。加強項目執行方與管理方的協作關係，建立平等協作、相互監督的工作關係，有利於採購工作的順利開展。簡化操作流程，為項目執行提供方便的同時，能夠有效消除管理方和執行方之間的隔閡。根據實際情況，推動項目信息公開，打破執行方的封閉式採購環境，由管理方引導執行方進行公開採購，保證學校在採購過程中的優勢地位。在採購後期延續工作中，由執行方、管理方、供應方三方共同參與，由管理方為執行方提供必要的商務支持，方便採購協議的簽訂，維護學校的合法權益，實現三方的相互監督和制約。

(3)建立績效和評價機制，對項目的計劃制定、購置操作、驗收維護等進行綜合評價，並列入後續項目立項依據，打破以往項目被動執行的狀況。建立一套完整的評價指標體系，由項目執行方、管理方和決策層共同組織績效評價，對項目的各項投入產出進行衡量，測算各項目的投入產出比，對於執行順利的項目給予獎勵，提高執行方和管理方的積極性的同時，引入憂患意識，增加違規操作成本。

4.2 科技手段

利用科技手段，可以將採購項目的執行流程化和制度化，方便採購管理減低內耗成本。現在成型的科技管理手段包括：項目的申報和審批系統、採購的管理系統、物資資產管理系統等。項目執行方和管理方都能從煩瑣的操作中解脱出來，提高採購管理效率。還可以利用數據收集和分析手段，建立供方數據庫、

專家數據庫、項目執行數據庫等基礎數據庫，對項目執行情況、專家的技術背景、供方的信用記錄等信息進行統計，為後續的採購管理工作提供重要依據。

4.3 人才培養

完善的制度、先進的管理手段都離不開人的執行，加強人員隊伍建設，提高項目執行方及管理方的人員素質，培養具有專業背景同時熟悉商務知識的複合型管理人才，才是提高高校採購管理的關鍵所在。結合學校實際情況，對管理方進行改革，建立新型的管理模式，通過管理方幫助執行方對現有管理人員進行培訓，使其成長為熟悉相關法律法規並具有一定的商務知識的管理人才，是高校培養高級採購管理人員的有效途徑。利用這些兼職執行方管理人員和管理方全職人員，組建成全校範圍的採購管理團隊，將多方管理力量整合起來，可有效發揮制度和科技輔助手段的作用，保證高校採購管理工作有序、高效開展。